Recruiting Automatisierung – Welche Möglich­keiten gibt es?

Was ist überhaupt Recruiting Automatisierung und welche Technologie steckt dahinter?

Bei Recruiting Automation handelt es sich um die Automatisierung von Recruiting Prozessen, die bisher manuell durch Mitarbeiter durchgeführt wurden. Meist geht es darum, repetitive und verwaltende Aufgaben zu automatisieren, damit Recruiter sich auf die Themengebiete konzentrieren können, die menschliche Interaktion erfordern. Ziel ist es, dass beispielsweise mehr Zeit für intensive Vorstellungsgespräche, die Arbeit an der Employer Brand oder das Candidate Relationship Management bleibt. Technologisch handelt es sich bei Automationssystemen im Recruiting häufig um Robotic Process Automation, eine Technologie, die Prozesse durch Software-Bots automatisieren kann. Immer häufiger wird diese Technologie auch durch künstliche Intelligenz und Machine Learning Technologien unterstützt, um Prozesse zu verstehen und zu optimieren.

Warum Unternehmen Recruiting Automation einsetzen

• Zeitersparnis: Ob es um die Suche nach passenden Kandidaten, das Versenden von Eingangsnachrichten oder Mails zur Abstimmung von Terminen geht – können Verwaltungsaufgaben automatisiert werden, spart das Recruitern wichtige Zeit.
• Kostenreduktion: Sparen Recruiter Arbeitszeit, spart das dem Unternehmen automatisch auch Kosten. Statt mehr Mitarbeiter einstellen zu müssen, können einige Aufgaben automatisiert werden.
• Schnelle Kommunikation: Kommunikation ist ein zentraler Bestandteil im Recruiting. Oft geht es jedoch dabei um das Versenden von Eingangsbestätigungen, Absagen oder Follow-Up-Mails an Kandidaten im Talent Pool. Diese repetitive Kommunikation kann inzwischen authentisch automatisiert werden. Außerdem können KI-unterstützte Chatbots bei der Beantwortung von Fragen helfen – wissen sie nicht weiter, können sie an den passenden Ansprechpartner verweisen.
• Objektivität: Unterstützt Software bei der Auswahl von geeigneten Kandidaten, können Recruiter sich auf eine objektive Sicht verlassen. Faktoren wie Alter, Geschlecht oder Herkunft spielen für Algorithmen keine Rolle, sodass ausschließlich die fachliche Qualifikation einbezogen wird.
• Verbesserung der Candidate Experience: Schnelle Reaktionszeiten, dauerhafte Erreichbarkeit durch Chatbots und schnelle Kommunikation in Form von automatisierten Updates per Mail sorgen dafür, dass Bewerber jederzeit wissen, wo sie sich im Bewerbungsprozess befinden. Das verbessert die Candidate Experience und sorgt dafür, dass Kandidaten sich für den Arbeitgeber entscheiden.

Wie kann Recruiting Automatisierung im Unternehmensalltag eingesetzt werden?

Recruiting Automation ist vor allem dazu da, repetitive Aufgaben zu übernehmen, um damit Recruiter zu entlasten und ihnen mehr Zeit für Aufgaben zu ermöglichen, die menschliche Interaktion und Intelligenz erfordern. Diese Prozesse können unter anderem durch Software und Tools automatisiert werden.

Bewerberkommunikation

Ein großer Teil der Automatisierung im Recruiting wird durch automatische Mails abgebildet. Ob Absage, Eingangsbestätigung, Zusage oder Einladung zum Vorstellungsgespräch – im entsprechenden Tool können individuelle Vorlagen für jede Art der Bewerberkommunikation angelegt werden. Diese werden dann mit nur wenigen Klicks automatisch und personalisiert an die entsprechenden Kandidaten versendet. Das ermöglicht eine zeitnahe Reaktion ohne großen Zeitaufwand durch individuelle Formulierungen von Mails.

Multiposting

Auch Multiposting ist eine Form von Automatisierung im Recruiting. Statt die erstellte Stellenanzeige in jeder Jobbörse individuell und manuell anlegen zu müssen, ermöglicht Multiposting die Veröffentlichung der Stellenanzeigen auf mehreren Portalen zeitgleich. In der Zusammenarbeit mit einem Multiposting Anbieter profitieren Sie besonders von der Unterstützung bei der Auswahl der passenden Portale: Ziel ist es, die besten Jobbörsen für Ihre Zielgruppe zu wählen und so die größtmögliche Anzahl an passenden Bewerbern zu erreichen.

Talent Pool

Immer mehr Unternehmen bauen einen Talent Pool auf, um mit interessanten Kandidaten in Kontakt zu bleiben, die möglicherweise für zukünftige Jobs in Frage kommen. Um mit diesen Kandidaten in Kontakt zu bleiben, empfiehlt sich der Versand von Newslettern, Mails mit dem Überblick über aktuelle Jobangebote oder Einladungen zu Events. Auch dieser Versand kann durch die passenden Tools automatisiert werden. Sie können Ihren Talent Pool in unterschiedliche Gruppen einteilen, beispielsweise Studierende, Professionals und Führungskräfte, und individuelle Inhalte an die jeweiligen Gruppen versenden, sodass sie sich optimal angesprochen fühlen.

Active Sourcing

Ein Großteil der Arbeitszeit von Recruitern wird inzwischen für die Suche nach neuen potenziellen Bewerbern aufgewendet. Über Social Media oder Karriereplattformen wie XING und LinkedIn screenen sie Profile, tätigen Suchanfragen oder vernetzen sich mit interessanten Kandidaten. Besonders das Screening dieser Portale kann inzwischen durch Automatisierung beschleunigt werden. Außerdem können Recruiter mit den passenden Tools interessante Kandidaten mit nur wenigen Klicks in ihr CRM System übertragen, statt alle Daten manuell eintragen zu müssen.

Screening von Bewerbungen

Auch das Screening eingehender Bewerbungen zählt zu den zeitaufwendigen Aufgaben in der Personalbeschaffung. Statt jede Bewerbung intensiv prüfen zu müssen, können in der passenden Software beispielsweise Muss-Kriterien angelegt werden, ohne deren Erfüllung Bewerber automatisch in der Kategorie abgelehnt landen. Viele dieser Systeme werden inzwischen durch KI unterstützt, die stetig dazulernt und immer besser einschätzen kann, welche Kandidaten vielleicht doch noch die passenden Kriterien erfüllen, ohne bestimmte Keywords in ihrer Bewerbung zu erwähnen.

Analytics & KPI

Recruiting KPIs spielen eine immer zentralere Rolle, um Prozesse bewerten und optimieren zu können. Diese KPIs manuell zu sammeln und auszuwerten, kostet besonders viel Zeit. Sowohl die Erfassung als auch die anschließende Übertragung in ein Tool und die zugehörige Analyse der KPIs und ihrer Veränderungen kann inzwischen automatisiert werden. Ob Cost per Hire oder Time to Fill: Kennzahlen können so zentral gemanagt werden.

Fazit: Technische Unterstützung nimmt die Arbeitslast im Recruiting

Bei der Recruiting Automatisierung geht es sicherlich nicht darum, Recruitern ihre Jobs wegzunehmen und die Personalentscheidungen Robotern zu überlassen. Vielmehr soll es darum gehen, Recruiter zu entlasten und ihnen Zeit für Aufgaben zu schaffen, die menschliche Interaktion und Intelligenz fordern. Darunter fallen beispielsweise Vorstellungsgespräche, Employer Branding Maßnahmen oder die Weiterentwicklung der Recruiting Strategie. Richtig eingesetzt sorgen Tools zur Automatisierung für eine Erleichterung der Arbeitslast im Recruiting sowie mehr Menschlichkeit und Kreativität.