Einen Talent Pool aufbauen: so klappt’s datenschutzkonform

Was ist eigentlich ein Talent Pool und welche Vorteile hat er?

Eine Datenbank mit interessanten Bewerbern und Kontakten, die Interesse haben, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten – das ist ein Talent Pool. Hier können Sie alle Kontakte aufnehmen, die zukünftig für das Recruiting von Interesse sein könnten. Oft handelt es sich dabei um Bewerber, die zwar gut zum Unternehmen passen, einen Job in einem vorherigen Bewerbungsverfahren jedoch nicht bekommen haben oder um interessante Kontakte, die über Karrieremessen oder in Karrierenetzwerken geknüpft wurden. Ein solcher Talent Pool kann viele Vorteile mit sich bringen:

• Geringere Kosten im Recruiting: Ein Talent Pool kann zum essenziellen Bestandteil im Recruiting werden, der nahezu keine Kosten verursacht. Können Stellen über diese Datenbank besetzt werden, sind keine teuren Anzeigen oder Active Sourcing Maßnahmen nötig, um Kandidaten zu finden.
• Kürzere Time to Hire: Im Talent Pool befinden sich Kandidaten, die Ihr Unternehmen bereits kennen und an Ihnen als Arbeitgeber interessiert sind. Das kann das Bewerbungsverfahren und damit die Zeit bis zur Besetzung der Stelle deutlich verkürzen.
• Positive Candidate Experience: In Ihren Talent Pool können Sie Bewerber aufnehmen, die gut zu Ihrem Unternehmen passen, aber für einen Job in der Vergangenheit eine Absage erhalten haben. Sie sehen so, dass sie wertgeschätzt werden und gehen mit einem positiveren Gefühl aus dem Bewerbungsprozess heraus.
• Qualifizierte Kandidaten auf einen Blick: In der Bewerberdatenbank sehen Sie nicht einfach nur den Namen und die Kontaktdaten eines Kandidaten. Vielmehr können Sie hier auch weitere Informationen wie Qualifikationen, Erfahrungen und Notizen aus dem letzten Bewerbungsgespräch speichern. Außerdem können Sie sich sicher sein, dass dieser Kandidat Ihren Anforderungen entspricht, da Sie bereits in Kontakt standen.

3 Schritte zum Erfolg: So können Sie einen Talent Pool aufbauen

1. Definieren Sie Ihre Anforderungen
   Im ersten Schritt sollten Sie herausfinden, welche Art von Kontakten Sie überhaupt für Ihren Talent Pool suchen. Je nach Arbeitgebermarke, Unternehmenstyp und Branche kann diese Antwort von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aussehen. Suchen Sie zum Beispiel regelmäßig nach Bewerbern, die bestimmte Qualifikationen oder Erfahrungen mitbringen, können Sie diese hauptsächlich aufnehmen. Geht es Ihnen vor allem darum, Ihr Unternehmen anhand Ihrer Unternehmenswerte und der Kultur zu erweitern, sollten Sie Kandidaten aufnehmen, die sich mit Ihrer Arbeitgebermarke identifizieren können.
2. Sammeln Sie Kandidaten
   Der nächste Schritt ist für die meisten Unternehmen der schwierigste. Jetzt machen Sie sich auf die Suche nach Kandidaten, die in Ihren Talent Pool passen. Zum Teil werden Ihnen diese Kandidaten von allein zufallen, weil Sie sich bei Ihnen bewerben. Das Modell eines Talent Pools wird jedoch deutlich erfolgversprechender, wenn Sie sich selbst aktiv auf die Suche nach interessanten Kontakten machen. Hierzu gibt es zahlreiche mögliche Quellen:
• Social Media
• Karriereveranstaltungen
• Active Sourcing
• Karriereseite
• Hochschulen
• Empfehlungen
• Initiativbewerbungen
3. Bleiben Sie mit den Kandidaten in Kontakt
   Sobald interessante Kandidaten sich in Ihren Talent Pool eingetragen haben, steht der nächste Schritt auf dem Plan. Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist der regelmäßige Kontakt zwischen Ihnen und den potenziellen Bewerbern. Um diesen Kontakt aufrechtzuerhalten, können Sie regelmäßig Mails versenden. Zusätzlich dazu können Sie direkt aktiv auf Mitglieder der Bewerberdatenbank zugehen, wenn sie zu einer Ihrer offenen Stellen passen. Unabhängig von einer konkreten Stelle bieten sich diese Kontaktpunkte an:
• Newsletter mit aktuellen Jobs
• Newsletter mit Neuigkeiten zum Unternehmen
• Glückwünsche zum Geburtstag
• Grüße zu Weihnachten, Neujahr oder anderen Feiertagen
• Einladungen zu Events

Die Sorge um den Datenschutz: Aufbau Ihres Talent Pools im Einklang mit der DSGVO

Wenn es um das Speichern von Bewerberdaten geht, kommt immer wieder die DSGVO ins Spiel. Als potenzieller Arbeitgeber dürfen Sie nicht einfach so Daten interessanter Kandidaten abspeichern und sie zukünftig kontaktieren. Auch Daten von Kandidaten, die sich aktiv bei Ihnen beworben haben, müssen Sie nach einer gewissen Zeit wieder löschen, wenn Sie kein berechtigtes Interesse an einer längerfristigen Speicherung haben, etwa durch ein Gerichtsverfahren. Vielmehr benötigen Sie die ausdrückliche Einwilligung von Interessenten, in Ihren Talent Pool aufgenommen zu werden. Was im ersten Moment kompliziert klingt, lässt sich technisch in der Regel unkompliziert umsetzen, indem Sie ein verpflichtendes Opt-In setzen, wenn jemand sich in den Talent Pool eintragen möchte. Die entsprechende Einwilligung zur Speicherung der Daten können Sie auf einer gesonderten Seite hinterlegen und in dem Opt-In Text verlinken. Mit dieser Methode sind Sie auf der sicheren Seite.

Bringen Sie Ihr Recruiting mit einem Talent Pool voran

Wer heute die besten Talente für sich gewinnen möchte, muss vor allem netzwerken. Immer mehr Jobs werden über Empfehlungen besetzt oder mit Kandidaten, die bereits mit dem Arbeitgeber über Messen, vergangene Bewerbungsprozesse oder online in Kontakt standen. Um diese Kontakte zu organisieren und datenschutzkonform zu speichern, kann ein Talent Pool eine große Unterstützung sein. Unternehmen können über unterschiedlichste Quellen Kontakte sammeln und in ihren Pool aufnehmen. Wichtig ist jedoch, regelmäßig mit diesen Kandidaten in Kontakt zu bleiben, damit Sie als Arbeitgeber ihnen im Gedächtnis bleiben und sie in Zukunft zum neuen Mitarbeiter in Ihrem Team werden.