Absage nach Vorstellungsgespräch: ein Mustertext für Arbeitgeber

Warum eine wertschätzende Absage nach dem Vorstellungsgespräch eine wichtige Rolle spielt

Nicht nur auf Bewerbungsunterlagen sollten Sie mit einer wertschätzenden Absage-Mail reagieren – nach einem Vorstellungsgespräch ist diese Mail noch wichtiger. Sie haben den Bewerber bereits persönlich kennengelernt. Zudem werden Bewerbungsgespräche in der Regel nur mit einer kleinen Auswahl an Kandidaten geführt – es gibt also keinen Grund, im Nachgang keine persönliche Rückmeldung zu versenden. Stattdessen gibt es zwei wichtige Gründe dafür:

Employer Branding

Die Arbeitgebermarke spielt inzwischen für Bewerber eine besonders wichtige Rolle bei der Entscheidung für oder gegen einen Job. Arbeitgeber, deren Bewertungen in Portalen wie kununu oder Glassdoor zeigen, dass ihre Kommunikation mit Bewerbern kritisiert wird, werden schnell aussortiert. Zeigen diese Bewertungen hingegen, dass der Umgang mit Bewerbern positiv ist und ihnen eine positive Candidate Experience geboten wird – auch im Falle einer Absage – steigen die Chancen auf top qualifizierte Bewerber.

Talent Pool

Ein gut gepflegter Talent Pool kann das Recruiting deutlich erleichtern und die Time to Hire verkürzen. Kandidaten, die für eine Stelle abgelehnt wurden, den Arbeitgeber aber grundsätzlich überzeugt haben, können sich hier für zukünftige Stellenausschreibungen eintragen. Der Vorteil für Arbeitgeber: Sie sind die ersten Schritte mit diesen Interessenten bereits gegangen, sie sind interessiert an einem Job in Ihrem Unternehmen und sind von Ihrer Arbeitgebermarke überzeugt. Haben Sie mit ihnen bereits ein Vorstellungsgespräch geführt, können Sie diese Kandidaten besser einschätzen und können so eine offene Stelle schneller besetzen.

Fallstricke bei der Formulierung der Absage

Die Formulierung der Absage nach einem Vorstellungsgespräch sollte gut durchdacht sein. Es gibt einige Fallstricke, die Sie dabei beachten sollten:

• AGG: Das allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) soll sicherstellen, dass kein Bewerber aufgrund von Religion, Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Herkunft benachteiligt wird. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das, dass Ihre Formulierungen nicht diskriminierend interpretiert werden dürfen. Ansonsten kann eine Klage drohen. Aus diesem Grund arbeiten viele Unternehmen mit Mustertexten, die rechtlich abgesichert sind.
• Zu unpersönlich: Gleichzeitig sollte ein Absageschreiben jedoch auch nicht zu unpersönlich sein. Dadurch entsteht das Risiko, dann Bewerber sich nicht wertgeschätzt fühlen und eine negative Bewertung über kununu oder Glassdoor hinterlassen. Die richtige Formulierung einer Absage ist demnach eine Gratwanderung. Oft wird es von Bewerbern jedoch bereits positiv bewertet, wenn die Möglichkeit gegeben wird, sich in den Talent Pool einzutragen. Diese Geste zeigt, dass durchaus Interesse an ihrer Person und Qualifikation besteht, es jedoch für die gewünschte Stelle nicht gepasst hat.

Mustertext für die Absage nach einem Vorstellungsgespräch

Candidate Relationship Management: Kandidaten auch bei Absage binden

Eine Absage nach dem Vorstellungsgespräch muss nicht gleich bedeuten, dass Arbeitgeber mit diesem Bewerber nicht in Zukunft noch einmal zusammenkommen. Vielmehr spielt gutes Candidate Relationship Management (CRM) hier eine wichtige Rolle. Binden Sie interessante Kandidaten auch nach einer Absage an sich, indem Sie den Kontakt zu ihnen aufrechthalten. Möglich ist das zum Beispiel durch Mails zu Geburtstag, Ostern und Weihnachten, aber auch durch Newsletter, die regelmäßig neue Informationen zum Unternehmen und zu aktuellen Stellenanzeigen geben. Viele dieser Prozesse lassen sich inzwischen automatisieren, sodass der Aufwand vergleichsweise gering ist – professionelles CRM bindet Kandidaten auch nach einer Absage an Ihr Unternehmen.