Cost per Hire – Bedeutung und Berechnung der Recruiting Kennzahl

Wofür steht die Cost per Hire und was sagt sie aus?

Cost per Hire lässt sich übersetzen zu Kosten pro Neueinstellung – damit ist die Bedeutung dieser Kennzahl schnell klar. Sie gibt einen Überblick das Verhältnis zwischen Gesamtausgaben im Recruiting und Anzahl der neuen Einstellungen. Damit zählt sie neben der Time to Hire/Time to Fill und der Quality of Hire zu einer der wichtigsten Kennzahlen im Recruitment. Eingebunden werden in diese Kennzahl beispielsweise Kosten für Software, Werbung, Stellenanzeigen oder finanzielle Unterstützung des neuen Mitarbeiters für einen Umzug oder die Ausstattung des Homeoffice.

Mit der Cost per Hire können Unternehmen ihre Kosten für die Personalbeschaffung nachhaltig überwachen und erhöhte Kosten für einzelne Jahre oder Monate herausfiltern und bewerten. Sind die durchschnittlichen Kosten pro Neueinstellung hoch, kann das auf einen ineffizienten Recruiting Prozess hindeuten, gibt aber auch die Möglichkeit, unterschiedliche Recruiting Strategien in ihrer Kosteneffizienz miteinander zu vergleichen. Optimieren Arbeitgeber ihre Cost per Hire, steigern sie damit die Effizienz ihres Recruitings und stellen sicher, dass das Unternehmensbudget eingehalten wird.

Wie kann man die Cost per Hire berechnen?

Grundsätzlich benötigt es für die Berechnung der Cost per Hire nur eine simple Formel:

Gesamtkosten im Recruiting / Anzahl der Einstellungen = Cost per Hire

Die Gesamtkosten im Recruitment setzen sich dabei wiederum aus internen und externen Kosten zusammen. An dieser Stelle besteht auch die Herausforderung in der Berechnung der Cost per Hire: Unternehmen müssen alle relevanten Kosten sammeln und gewissenhaft überwachen, um einen realistischen Einblick in die Recruiting Kosten zu erhalten. Fehlen an einer Stelle Kosten oder werden die Kosten nur unregelmäßig eingetragen, kann das zu Verfälschungen kommen. Ein Überblick über die potenziell anfallenden Kosten:

Interne Kosten im Recruiting
Interne Recruiting Kosten umfassen alle Ausgaben, die für interne Mitarbeiter während des Einstellungsprozesses anfallen. Darunter fallen beispielsweise:

• Gehalt der Recruiter
• Kosten für Fortbildungen der Recruiter
• Prämien für die Mitarbeiterempfehlung

Externe Kosten im Recruiting
Unter externe Kosten fallen alle Ausgaben, die nach außen hin gezahlt werden und im Zusammenhang mit dem Recruitment stehen. Das sind zum Beispiel:

• Kosten für Stellenanzeigen
• Kosten für Werbung & Social Media
• Ausgaben für das Personalmarketing
• Das Employer Branding Budget
• Auftragskosten externer Personaldienstleister oder Headhunter
• Kosten für Recruiting Software
• Kosten für Recruiting Events

Viele Recruiting Kosten wie zum Beispiel die Weiterbildung der Hiring Manager oder auch Teamworkshops für eine bessere Zusammenarbeit geraten schnell in Vergessenheit, da sie nicht direkt mit dem Recruiting selbst assoziiert werden. Deshalb ist es teilweise schwierig, einen aussagekräftigen Wert für die Cost per Hire zu ermitteln. Wichtig ist jedoch, dass jedes Jahr die gleichen Kosten eingerechnet werden – so ist ein Vergleich zuverlässig möglich.

Wie kann man die Cost per Hire senken?

Einerseits erhalten Unternehmen mit der Bestimmung ihrer Cost per Hire natürlich einen simplen Überblick über ihre Recruiting Kosten. Andererseits geht es aber natürlich auch darum, diese Kosten mit der Zeit zu senken und damit das Recruiting effizienter zu gestalten. Diese Möglichkeiten gibt es unter anderem, die Kosten zu senken.

• Automatisierung: Einige Aufgaben im Recruiting können inzwischen automatisiert oder durch eine künstliche Intelligenz übernommen werden. Automatisierung ist vor allem für die Bewerberkommunikation möglich: Beispielsweise können Eingangsbestätigungen per Mail automatisch versendet werden, ebenso wie Erinnerungen an Vorstellungsgespräche oder ähnliches. Eine KI wiederum kann die erste Sichtung von Bewerbungsunterlagen übernehmen oder in Form eines Chatbots Fragen von potenziellen Bewerbern beantworten. Das spart Recruitern Zeit – sie werden nicht so häufig aus ihren Aufgaben herausgerissen – und sorgt im Endeffekt für geringere Personalkosten.
• Employer Branding: Im ersten Moment sorgen Employer Branding Maßnahmen für eine Steigerung der Recruiting Kosten. Mit der Zeit sorgen sie jedoch dafür, dass die Kosten nachhaltig sinken. Das liegt daran, dass mit einer durchdachten und authentischen Employer Branding Strategie Bewerber von alleine zum Arbeitgeber finden und Interesse an einem Job haben. Der Weg der Überzeugung vom Erstkontakt bis hin zur Bewerbung wird verkürzt oder zumindest deutlich erleichtert.
• Candidate Experience: Eine positive Candidate Experience sorgt dafür, dass weniger Bewerber während des Bewerbungsprozesses abspringen – das sorgt wiederum für eine kürzere Dauer des Prozesses und damit geringere Kosten. Da sich in der heutigen Zeit die Bewerber in einer sehr komfortablen Position auf dem Arbeitsmarkt befinden, können sie sich aussuchen, bei welchem Unternehmen sie arbeiten möchten und den Ton für das Recruiting vorgeben. Fühlen sie sich nicht gut aufgehoben, finden sie schnell ein alternatives Angebot. An dieser Stelle kann es hilfreich sein, den eigenen Recruiting Prozess einmal selbst zu durchlaufen: Wo fühlen Sie sich gut betreut und an welchen Stellen besteht noch Verbesserungsbedarf?
• Mitarbeiterempfehlungsprogramme: Um externe Recruiting Kosten zu sparen, lohnt es sich, die eigenen Mitarbeiter in die Personalsuche mit einzubeziehen. Eine Möglichkeit dafür sind Mitarbeiterempfehlungsprogramme. Bestehende Mitarbeiter werben dazu Personen aus ihrem direkten Umfeld an und erhalten bei erfolgreicher Einstellung eine Prämie. Das sorgt sowohl dafür, dass Arbeitgeber sich Kosten für Stellenanzeigen und externe Headhunter sparen können, als auch für eine geringere Dauer des Besetzungsprozesses.

Fazit: Cost per Hire als relevante Kennzahl für die Kostenübersicht

Die Kosten, die das Recruiting neuer Mitarbeiter verursacht, spielen in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Sie sind zwar unvermeidbar und sollten auch nicht unverhältnismäßig gekürzt werden, können jedoch in gewissem Maße überwacht und gesenkt werden. Mit der Kennzahl Cost per Hire halten Unternehmen ihre durchschnittlichen Kosten pro besetztem Job im Blick und können gleichzeitig verfolgen, welche Maßnahmen dafür sorgen, dass diese Kosten sinken. Es handelt sich dabei also um eine Kennzahl, die in keinem Recruiting-Monitoring fehlen darf.