Einladung zum Vorstellungsgespräch: Muster & Tipps

Warum die Einladungsmail eine wichtige Rolle für das Recruiting spielt

Candidate Experience: Eine positive Candidate Experience ist einer der wichtigsten Faktoren im Recruiting. Bewerber, die sich gut betreut und gut durch den Bewerbungsprozess geführt fühlen, entscheiden sich eher für den Arbeitgeber. Im aktuellen War for Talents können Arbeitgeber durch gute und vor allem schnelle Kommunikation herausstechen. Eine professionelle Einladungsmail legt einen guten Grundstein für diese Kommunikation.

Authentischer Auftritt: In der Einladungsmail können Unternehmen Ihre Authentizität zeigen. Die Art der Kommunikation mit Bewerbern sagt viel über die Arbeitgebermarke und die Unternehmenskultur aus. Wichtig ist zum Beispiel, dass die Ansprache in der E-Mail die gleiche ist wie in der Stellenanzeige. Wer Bewerber in der Stellenanzeige duzt, sollte das auch in der weiteren Kommunikation fortführen.

Bewerber überzeugen: Eine professionelle Einladungsmail kann Bewerber vom Arbeitgeber überzeugen. Fühlen Sie sich vom Ton angesprochen und wertgeschätzt, beispielsweise durch eine authentische Ansprache und mehrere Terminvorschläge, gehen Sie mit einem positiven Gefühl in den Bewerbungsprozess. Wichtig ist, dass Sie ernstes Interesse am Bewerber zeigen.

Unser Muster für die Einladung zum Vorstellungsgespräch

Wichtige Tipps, die Sie bei einer Einladung zum Vorstellungsgespräch berücksichtigen sollten

Alle wichtigen Infos erwähnen: Die Einladungsmail für ein Vorstellungsgespräch soll vor allem informativ sein. Stellen Sie sicher, dass Sie alle nötigen Informationen einschließen.

Dazu zählen zum Beispiel:
Terminvorschläge mit Datum und Uhrzeit
Ort des Gesprächs
Gesprächsteilnehmer
Rufnummer für Rückfragen

Besonders die Gesprächsteilnehmer werden in der E-Mail oft vergessen. Für Bewerber ist diese Info jedoch interessant: Findet das Gespräch ausschließlich mit Recruitern statt oder ist auch die Teamleitung der Abteilung anwesend? So können Bewerber besser einschätzen, wie stark sie sich beispielsweise fachlich auf das Gespräch vorbereiten sollten.

Das Zeitfenster: Schnelligkeit ist im Recruiting wichtig geworden – in unserer digitalen Welt sind Bewerbungsprozesse, die sich über Monate hinziehen, nicht mehr zeitgemäß. Dennoch sollten Sie Termine für ein Vorstellungsgespräch nicht zu kurzfristig vorschlagen. Viele Bewerber befinden sich aktuell in einem festen Arbeitsverhältnis und müssen die Termine mit ihrer aktuellen Arbeitsstelle koordinieren. Schlagen Sie nach Möglichkeit direkt mehrere Termine vor oder geben Sie in der Mail mit an, wie eine Terminverlegung ablaufen kann. Stellen Sie klar, dass das keine Auswirkungen auf den Erfolg im Bewerbungsprozess hat – das ist eine Sorge vieler Bewerber.

Mögliche Alternativen: Bieten Sie Alternativen an. Wenn Sie die Termine zum Beispiel über ein Bewerbermanagementsystem koordinieren können, geben Sie in der Einladung mehrere Termine zur Auswahl an. So sparen Sie sich langen Mailverkehr, um alternative Termine festzulegen. Eine weitere Option ist der Umstieg auf ein Videointerview. Besonders für Kandidaten, die eine längere Anreise haben, ist dieser Ansatz interessant. Ein Videointerview lässt sich problemlos noch im Feierabend durchführen, während eine zweistündige Autofahrt zum neuen Arbeitgeber kaum noch möglich ist.