Warum Unternehmen ein Bewerber­management Tool einsetzen sollten

Was ist ein Bewerbermanagement Tool und welche Aufgaben übernimmt es?

Bei einem Bewerbermanagement Tool oder auch Bewerbermanagementsystem handelt es sich um eine Software, die das Recruiting bei der Suche, Auswahl und Kommunikation mit Bewerbern unterstützt. Es erleichtert vor allem die wichtigen Aufgaben, den Bewerbungsprozess zu vereinfachen, alle Infos zentral zu dokumentieren und intern zu kommunizieren. Geeignet ist eine solche Software sowohl für kleinere Unternehmen, die mit ihrer Hilfe einen effizienten Recruiting Prozess aufbauen können, als auch für große Unternehmen, die so große Mengen an Bewerbungen einheitlich verarbeiten können. Abhängig vom Anbieter bietet ein Tool für das Bewerbermanagement unterschiedliche Funktionen, die den gesamten Recruiting Prozess begleiten:

• Multiposting der Stellenanzeigen auf ausgewählten Portalen
• Vorauswahl der eingehenden Bewerbungen anhand definierter Kriterien
• Pflegen der Karriereseite
• Übersichtliche Bewerberkommunikation von zentraler Stelle
• Alle Bewerberinfos auf einen Blick
• Analysen, beispielsweise zur Effizienz von Recruiting Kanälen
• Effiziente Zusammenarbeit im Recruiting Team und abteilungsübergreifend

Welche Vorteile bringt eine Bewerbermanagement-Software Unternehmen?

Neben der Vereinheitlichung der Verwaltung von Bewerbungen und der zentralen Plattform für abteilungsübergreifende Recruiting Arbeit bringt ein Bewerbermanagement Tool zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit.

Kosten sparen

Ein Bewerbermanagementsystem ermöglicht die Überprüfung von Recruiting KPI wie der Channel Effectiveness oder Time to Fill. Da sämtliche Aktivitäten zur Personalbeschaffung zentral in der Software gemanagt werden können, gibt das nicht nur einen Überblick über eben diese Aktivitäten, sondern auch über ihre Effizienz. Das Tool zeigt, über welche Kanäle Bewerbungen eingehen, wie hoch Ablehnungsquoten sind oder wie lange es dauert, bis eine Stelle besetzt werden konnte. Eine Bewerbermanagement-Software kann also maßgeblich zur Optimierung des Budgets beitragen.

Zeit sparen

Mit einem Tool für das Bewerbermanagement arbeiten Recruiter produktiver – allein schon durch die Zentralisierung aller Informationen und der Kommunikation an einer Stelle. Zudem bieten viele Lösungen aber auch Möglichkeiten zur Automatisierung, etwa beim Versenden von Absagen, Zusagen oder Terminbestätigungen: Tägliche administrative Aufgaben können verringert werden, was Mitarbeitern Zeit für Aufgaben schafft, die menschliche Interaktion benötigen. Besonders hilfreich ist auch die zentrale Terminkoordinierung: Vorstellungsgespräche finden so häufig schneller statt, was wiederum den gesamten Einstellungsprozess beschleunigt.

Recruiting Prozesse optimieren

Neben der potenziellen Einsparung von Kosten sorgen die zahlreichen Reporting- und Analysemöglichkeiten eines Bewerbermanagement Tools vor allem dafür, dass Unternehmen ihre Prozesse im Recruiting nachhaltig optimieren und kandidatenzentrierter gestalten können. Mitarbeiter können beispielsweise einsehen, wie lange Bewerber sich in welcher Phase befinden und so herausfinden, in welchen Phasen es bereits gut läuft und wo möglicherweise personelle Unterstützung oder anderweitige Optimierungen nötig sind.

Digitales Recruiting

Digitalisierung und Automatisierung nehmen im Recruiting zentrale Rollen ein. Digitale Prozesse beschleunigen das Recruiting, erhöhen den Komfort für Kandidaten und sorgen damit für eine grundsätzlich positivere Candidate Experience. Vor allem auch für Unternehmen mit dezentralen Strukturen ist eine digitale Lösung für das Management der Bewerber unumgänglich: Sie ermöglicht intern die unkomplizierte Kommunikation und Zusammenarbeit, während nach außen ein einheitlicher und authentischer Auftritt entsteht.

So finden Sie das passende Tool für Ihr Bewerbermanagement

Wie Unternehmen jetzt eine individuell passende Lösung für das Bewerbermanagement finden können? Hier gibt es einige Faktoren, auf die Sie bei Recherche und Auswahl achten können.

• Benutzeroberfläche: Sowohl für Recruiter als auch Bewerber sollte eine maximale Benutzerfreundlichkeit gegeben sein. Viele Anbieter stellen Testversionen ihrer Software zur Verfügung, um sich einen visuellen Eindruck zu verschaffen.
• Funktionen: Welche Funktionen die Software erfüllen soll, sollten Unternehmen im Vorfeld definieren. Liegt der Fokus auf der zentralen Kommunikation oder möglicherweise auf Reportings und Analysen? Der Funktionsumfang ist eines der zentralen Entscheidungskriterien.
• Individualisierbarkeit: Viele Tools bieten Möglichkeiten, Prozesse individuell abzubilden. So lassen sich die einzelnen Schritte im Recruiting für jede Abteilung passend anlegen, um Prozesse zwar zu vereinheitlichen, aber noch immer auf individuelle Anforderungen eingehen zu können.
• Service: Support und Service sind die zentralen Aufgaben des Anbieters einer Bewerbermanagement-Software. Es sollte ein übersichtliches Hilfe-Portal geben und unkomplizierte Möglichkeiten, den Support zu erreichen, etwa per Mail, Telefon, Chat oder mit einem Ticket-System.
• Cloudbasierte Software: Statt physische Software kaufen zu müssen, sind viele Lösungen inzwischen cloudbasiert. So können Anwender unabhängig vom Gerät und Standort auf das Tool zugreifen, was die dezentrale Zusammenarbeit erleichtert. Die IT wiederum hat einen geringeren Aufwand, da Installation und Wartung automatisiert durch den Softwareanbieter durchgeführt werden.
• AGG & DSGVO: Ein Tool für das Bewerbermanagement sollte sowohl AGG- als auch DSGVO-konform sein. Das ist grundsätzlich der Standard, sollte aber zur Sicherheit bei der Recherche und im Vergleich unterschiedlicher Tools überprüft werden.

Fazit: Recruiting erleichtern mit Software fürs Bewerbermanagement

Unternehmen setzen gleich aus mehreren Gründen auf ein Tool für ihr Bewerbermanagement: Es spart Zeit und Geld, fördert die Digitalisierung und unterstützt dabei, die Prozesse im Recruiting nachhaltig zu optimieren, um eine positive Candidate Experience zu bieten. Die Software ist dazu da, das Recruiting zu vereinfachen, gleichzeitig aber auch eine Einheitlichkeit in Prozesse und Kommunikation zu bringen. Während die Einführung einer Lösung zunächst Fragen aufwirft, etabliert sie sich nach Auswahl der passenden Software schnell als essenzielle Unterstützung im Recruiting.