HR 4.0: Wie die Digitalisierung das Personalwesen verändert

Was bedeutet HR 4.0?

Sprechen wir von HR 4.0, geht es dabei um die digitale Transformation des Personalwesens. Der Bereich Human Resources umfasst dabei mehrere zentrale Themengebiete:

• die administrative Verwaltung der Mitarbeiterdaten
• die Personalentwicklung
• das Talent Management
• das Recruiting

Häufig beziehen wir uns mit dem Begriff HR jedoch auf den administrativen Bereich – etwa auf die Mitarbeiterverwaltung, Abrechnung, Urlaubsanträge oder das Vertragswesen. Gerade in diesen Bereichen ermöglichen Digitalisierung und inzwischen auch Automatisierung eine Optimierung der Workflows, was wiederum zu Zeitersparnis für die Mitarbeiter führt. Einige ihrer Routineaufgaben entfallen, sodass sie sich stattdessen auf strategische Fragen und Aufgaben konzentrieren, die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen und eine gute Employee Experience bieten können.

Instrumente, die im Zuge von HR 4.0 zum Einsatz kommen können

Je digitaler die Arbeit in der Personalabteilung wird, desto mehr Software und Tools kommen auch zum Einsatz. Einige Beispiele möchten wir kurz vorstellen.

• Applicant Tracking System: Ein ATS zählt zur inzwischen etablierten Recruiting-Software. Über ein solches Tool kann der gesamte Recruiting Prozess abgebildet werden – von der Veröffentlichung der Stellenanzeigen über den Kontakt bis hin zur finalen Auswahl der Kandidaten. Für Recruiter erleichtert eine solche Software die Verwaltung, die Auswahl und die Bewerberkommunikation.
• Human Resources Information System: Ein HRIS unterstützt den administrativen HR-Bereich in seiner Arbeit. Mit der Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren, bieten sie eine enorme Zeitersparnis. Zusammengefasst werden in diesen Systemen beispielsweise die Daten der Mitarbeiter, Zeiterfassung, Urlaubsdaten und Gehaltsabrechnungen.
• Diversity Tools: Bewerber wünschen sich mehr Diversity bei ihren Arbeitgebern und auch viele Unternehmen stellen das Thema inzwischen in den Mittelpunkt. Diversity Tools unterstützen bei der Förderung, indem sie Daten zur aktuellen Diversity überwachsen und analysieren. Außerdem stellen sie Schulungsinhalte für Führungskräfte und Mitarbeiter bereit, um mehr Bewusstsein für Diversity zu schaffen.
• Performance Management: Ob für das Recruiting, HR-Prozesse oder Mitarbeiterentwicklung – Tools für das Leistungsmanagement sammeln Daten, um die Leistung zu überwachen und eine Leistungssteigerung zu fördern. Anhand zuvor festgelegter KPI kann beispielsweise das Recruiting die Performance der eingesetzten Kanäle messen oder herausfinden, wie es um die Time to Hire in einzelnen Abteilungen steht.
• People Analytics: Einblicke in die Leistung, das Engagement und das Verhalten der Mitarbeitenden schaffen People Analytics Tools. Auch wichtig: Sie geben Informationen über die aktuelle Fluktuation und erkennen Trends, sodass die HR-Abteilung rechtzeitig nachsteuern und Verbesserungsmaßnahmen treffen kann.

Durch diese datengetriebene Arbeit ergeben sich mehrere Vorteile.

• Gesteigerte Produktivität: Stehen Daten zentral zur Verfügung, entfällt die lästige Suche oder das Nachfragen beim Kollegen. Vor allem in großen Abteilungen sorgen zentrale Tools für mehr Effizienz und Produktivität, da Prozesse vereinheitlicht werden.
• Zeitersparnis: Besonders verwaltende Tools und Funktionen zur Automatisierung repetitiver Aufgaben sorgen dafür, dass die HR-Abteilung Zeit sparen kann.
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Ob es um Urlaubsanträge, Vertragsangelegenheiten oder das Onboarding geht – Tools sorgen für eine bessere Organisation innerhalb der HR-Abteilung, was wiederum die Employee Emperience nachhaltig verbessert.
• Datengetriebene Entscheidungen: Wird in einer Abteilung ein neues Teammitglied benötigt? Was das zuletzt eingesetzte Recruiting Tool wirklich sinnvoll? Mit Hilfe der passenden Software können Entscheidungen statt nach Bauchgefühl datengetrieben getroffen und damit fundiert begründet werden.

Neue Aufgaben, die HR 4.0 in den Mittelpunkt stellt

Statt sich auf Routine- und administrative Aufgaben zu fokussieren, ermöglicht die Digitalisierung und Automatisierung in der Personalabteilung eine strategischere Ausrichtung der HR-Abteilung. Die Mitarbeitenden können sich auf Aufgaben konzentrieren, die im Zuge des Fachkräftemangels und der grundsätzlich digitalen Arbeitswelt deutlich wichtiger geworden sind.

• Mitarbeiterbindung: Der zurzeit deutlich bewerberzentrierte Arbeitsmarkt sorgt nicht nur dafür, dass Unternehmen im Recruiting kreativ werden müssen, sondern auch dafür, dass sie aktiv etwas dafür tun müssen, ihre Mitarbeiter an sich zu binden. Abhängig von den Wünschen der Teams können hier verschiedene Wege wie beispielsweise die Förderung der Mitarbeitergesundheit, individuelle Weiterbildung oder das Ermöglichen von Sabbaticals erfolgreich sein.
• Employer Branding: Der Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke ist Aufgabe des gesamten Unternehmens. Ob es um die Strategie geht, um die Analyse der aktuellen Maßnahmen oder um die Planung einer Employer Branding Kampagne – die HR-Abteilung nimmt hier eine zentrale Rolle ein.
• Mitarbeiterentwicklung: Die Mitarbeiterentwicklung ist eng mit der Mitarbeiterbindung verstrickt. Sehen Mitarbeitende die Möglichkeit, sich im Unternehmen weiterzuentwickeln und bestärkt der Arbeitgeber sie aktiv in ihren Vorhaben, fühlen sie sich gut aufgehoben und bleiben langfristig beim Unternehmen. Durchdachte Mitarbeiterentwicklung erfordert regelmäßige Feedbackgespräche und ein offenes Ohr für die Ideen und Wünsche der Belegschaft.

Fazit: Mit digitaler HR-Abteilung zur starken Employer Brand

HR 4.0 bedeutet viel mehr als die Digitalisierung und Automatisierung administrativer Aufgaben in der HR-Abteilung. Stattdessen geht es darum, dass durch digitale Unterstützung Kapazitäten frei werden, sodass Mitarbeitende sich strategischer an HR-Themen beteiligen können. So kann eine gut aufgestellte, digitale HR-Abteilung nicht nur die Employee Experience deutlich verbessern, sondern auch aktiv zur positiven Außenwahrnehmung der Employer Brand beitragen.