Offboarding: Checkliste für den Ablauf und Gründe, aus denen der Prozess so wichtig ist

Was ist Offboarding und warum ist es so wichtig?

Beim Offboarding handelt es sich um das Gegenstück zum Onboarding. Es handelt sich dabei um den Prozess, der den Mitarbeiter auf seinem Weg aus dem Unternehmen heraus begleitet. Oft kommt dieser Prozess im Gegensatz zum Onboarding noch zu kurz und wird von Arbeitgebern vernachlässigt. Dabei geht es beim Offboarding um mehr als nur das Einsammeln der unternehmenseigenen Geräte und die Verabschiedung des Mitarbeiters: Vielmehr hängt von gutem Offboarding auch die zukünftige Situation im zurückbleibenden Team sowie in der Kundenbetreuung ab. Außerdem geht es für Unternehmen darum, einen guten letzten Eindruck zu hinterlassen und damit die Employer Brand zu stärken. Je besser das Offboarding strukturiert ist, desto positiver bleibt ein Arbeitgeber in Erinnerung.

Welche Vorteile ergeben sich aus gutem Offboarding für Unternehmen?

• Nahtloser Übergang in der Kundenbetreuung: Mitarbeiter, die in direktem Kundenkontakt stehen, hinterlassen bei fehlendem Offboarding ein Loch, das dann spontan von Kollegen gefüllt werden muss. Im Zuge von professionellem Offboarding wissen sowohl Teammitglieder als auch Kunden bereits im Vorfeld Bescheid, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und können sich entsprechend umorganisieren.
• Offenes Feedback des Mitarbeiters: Ein Mitarbeiter, der das Unternehmen ohnehin verlässt, gibt in der Regel offeneres Feedback als die Mitarbeiter, die im Unternehmen bleiben. Hier können Sie als Arbeitgeber eine Chance auf Verbesserung wahrnehmen und sich konstruktive Kritik und Tipps im Austrittsgespräch zu Herzen nehmen.
• Employer Branding: Alle Prozesse rund um das Personal beeinflussen die Employer Brand – auch das Offboarding. Wie der erste Eindruck spielt auch der letzte Eindruck eines Mitarbeiters vom Unternehmen eine wichtige Rolle in der Markenwahrnehmung. Wird ein Mitarbeiter wertschätzend aus dem Unternehmen begleitet, behält er Sie als Arbeitgeber positiv in Erinnerung und spricht auch entsprechend positiv über Sie.
• Entlastung verbleibender Kollegen: Wird der Austritt eines Mitarbeiters gut geplant, werden daraus entstehende Aufgaben rechtzeitig an die Kollegen übergeben – im besten Fall natürlich nur übergangsweise, bis es einen Nachfolger gibt.
• Geringe Wahrscheinlichkeit für Rechtsstreitigkeiten: Immer wieder kommt es zu unkoordinierten Kündigungen, die Fristen nicht einhalten oder aus anderen Gründen für organisatorische Probleme sorgen, die wiederum im Rechtsstreit enden können. Gut geplantes Offboarding hakt alle nötigen Aufgaben rechtzeitig ab, sodass es rechtliche Sicherheit für beide Seiten gibt.

Unterschiedliche Situationen benötigen unterschiedliche Schwerpunkte für das Offboarding

Beim Offboarding gibt es Unterschiede, die auf den jeweiligen Kündigungsgründen basieren. Einige Situationen erfordern mehr Handlung auf der organisatorischen Ebene, andere eher auf der sozialen Ebene.

Mitarbeiterseitige Kündigung

• Jobwechsel des Mitarbeiters: Dass Menschen den Großteil ihres Arbeitslebens in einer Firma verbringen, ist schon lange nicht mehr der Standard. Viele Angestellte wechseln nach wenigen Jahren den Arbeitgeber, weil sie ein besseres Angebot erhalten oder mit dem Wechsel die nächste Stufe ihrer Karriere erreichen können. In diesem Fall sollte beim Offboarding der Fokus vor allem darauf liegen, den Grund für den Wechsel herauszufinden. Vielleicht können Sie aus diesen Gründen für die Zukunft lernen und mit dem Mitarbeiter vernetzt bleiben – und in diesem Zuge bei Interesse die Tür offenhalten, falls der neue Job nicht so ist wie erwartet.
• Auszeit oder Selbstständigkeit: Bei einem Ausscheiden aufgrund einer längeren Auszeit oder Selbstständigkeit steht vor allem das Netzwerk im Vordergrund des Offboardings. Mitarbeiter, die eine Auszeit nehmen, möchten vielleicht im Anschluss wieder zurückkehren. Mitarbeiter, die sich selbstständig machen, können in Zukunft möglicherweise zum Partner für Ihr Unternehmen werden.
• Ruhestand: Geht ein Mitarbeiter in den Ruhestand, ist diese Info häufig weit im Voraus bekannt. Der Fokus sollte demnach darauf liegen, rechtzeitig eine Nachfolge zu finden und eine Übergabe vom alten an den neuen Mitarbeiter zu veranlassen – möglicherweise können beide Kollegen noch für einige Wochen gemeinsam arbeiten. Zudem gilt es hier vor allem, Dankbarkeit und Wertschätzung zu zeigen.
• Unzufriedenheit des Mitarbeiters: Es kann zahlreiche Gründe geben, aus denen Mitarbeiter im Unternehmen unzufrieden sind. In einem solchen Fall gilt es, diese Gründe herauszufinden und nach Möglichkeit für die Zukunft daraus zu lernen. Versuchen Sie hier, sowohl professionell als auch empathisch aufzutreten, um den Mitarbeiter mit einem guten Gefühl aus dem Job zu entlassen.

Unternehmensseitige Kündigung

• Betriebsbedingte Kündigung: Eine unternehmensseitige Kündigung ist in den meisten Fällen mit Unzufriedenheit und Unmut des betroffenen Mitarbeiters verbunden. Besonders bei betriebsbedingten Kündigungen sollten Sie nach Möglichkeit Unterstützung für den weiteren Weg anbieten, zum Beispiel ein Bewerbungscoaching, ein Coaching für die berufliche Orientierung oder sogar eine Weitervermittlung im Zuge von Outplacement.
• Kündigung nach Fehlverhalten: Hat ein Mitarbeiter sich etwas zu Schulden kommen lassen, das zur Kündigung geführt hat, sollten Sie Ihren Fokus vor allem auf die Korrektheit aller Abläufe legen, um rechtliche Komplikationen zu vermeiden. Auch eine Schlichtung kann ein möglicher Lösungsweg sein, wenn beide Parteien daran interessiert sind.

Welche Schritte beinhaltet Offboarding? Eine Checkliste

• Austrittsgespräch: Das Austrittsgespräch wird nach Eingang der Kündigung organisiert. Mit diesem Gespräch beginnt der Offboarding-Prozess. Hier werden die Kündigungsgründe besprochen – unabhängig davon, ob die Kündigung durch den Mitarbeiter oder das Unternehmen eingereicht wurde. Vor allem Feedback spielt hier eine wichtige Rolle. Geben Sie dem Mitarbeiter klar zu verstehen, dass auch kritische Rückmeldungen gewünscht sind, damit Sie sich in Zukunft verbessern können.
• Information Buchhaltung: Die Buchhaltung ist für einen Großteil der organisatorischen Aufgaben zuständig. Sie sollte möglichst zeitnah nach der Kündigung informiert werden, damit alle nötigen Prozesse angestoßen werden können. Dabei handelt es sich zum Beispiel um die Einstellung der monatlichen Gehaltsüberweisung, die Organisation verbleibender Urlaubstage und Überstunden, sowie Themen rund um Steuern, Gehalt und Abrechnungen. Auch eine mögliche Abfindung liegt in der Verantwortung der Buchhaltung.
• Kündigung an das Team kommunizieren: Einer der wichtigsten Schritte ist die Kommunikation mit dem Team des Mitarbeiters, der das Unternehmen verlässt. Die Kollegen sollten frühzeitig informiert werden, um Gerüchte zu vermeiden und offen zu planen, wer künftig welche Aufgaben übernimmt und wann das Team mit einer Nachfolge rechnen kann.
• Nachfolge planen: Bei optimaler Nachfolgeplanung kann der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, seinen Nachfolger selbst einarbeiten. Deshalb ist es so wichtig, dass sich das Recruiting so schnell wie möglich um die Ausschreibung der offenen Stelle kümmert und geeignete Kandidaten mit passenden Maßnahmen wie Recruiting Marketing oder Active Sourcing
• Wissensdokumentation: Kann der scheidende Mitarbeiter sich nicht selbst um die Einarbeitung seiner Nachfolge kümmern, ist es umso wichtiger, dass er seine Aufgaben und sein Wissen dokumentiert. Hierunter fällt die Aufgabenverteilung an die bestehenden Mitarbeiter des Teams, sowie Informationen zu laufenden Projekten oder wichtigen Kontakten für den Arbeitsalltag.
• Technisches Offboarding: Neben dem organisatorischen Offboarding gibt es auch einige technische Faktoren, die beachtet werden sollten. Wie lange soll der Mitarbeiter welche Zugriffe behalten? Wie lange soll er noch auf sein Postfach zugreifen können und seine Arbeitsgeräte behalten? Hat er möglicherweise Schlüssel oder anderes Unternehmenseigentum, das zurückgegeben werden muss?
• Arbeitszeugnis: Der wohl wichtigste Punkt für den Mitarbeiter ist das Arbeitszeugnis. Ein wohlwollendes Zeugnis, das Informationen über Aufgaben, Leistungen und Erfolge gibt, steht jedem Mitarbeiter zu, der ein Unternehmen verlässt. Kümmern Sie sich am besten frühzeitig um diesen Schritt, damit das Zeugnis spätestens bei Austritt bereitliegt.
• Der letzte Arbeitstag: Zum letzten Arbeitstag bringen Mitarbeiter häufig etwas zu Essen wie Kuchen oder Süßigkeiten für die Kollegen mit. Aber auch vonseiten des Arbeitgebers sollte eine Kleinigkeit zum Ausstand geplant werden, um Wertschätzung zu zeigen. Organisieren Sie ein Abschiedsgeschenk und nach Möglichkeit eine kleine Feier zur Verabschiedung des Mitarbeiters.
• Networking: Ein gut gepflegtes Netzwerk spielt heute für jeden Arbeitnehmer und auch für Unternehmen eine wichtige Rolle. Vernetzen Sie sich auf Karriereplattformen wie Xing oder LinkedIn und kommunizieren Sie klar, dass bei Ihnen immer eine Tür offensteht, wenn Sie den Mitarbeiter gerne im Unternehmen gehalten hätten. So gehen Sie im Guten auseinander und profitieren vielleicht in Zukunft noch einmal von dieser Vernetzung.
• Arbeitgeberbewertung: Selbstverständlich können Sie den Mitarbeiter auch darum bitten, eine Bewertung über eine Plattform wie Glassdoor oder kununu zu hinterlassen. Je präsenter Sie hier sind, desto authentischer wirken Sie auf zukünftige Bewerber. Außerdem können Sie aus möglicher Kritik lernen und sich als Arbeitgeber weiter verbessern.

Offboarding strukturiert und professionell mit Checkliste durchführen

Genauso wie das Onboarding spielt auch das Offboarding eine wichtige Rolle in der Zeit, die ein Mitarbeiter bei einem Unternehmen verbringt. Professionelles und strukturiertes Offboarding sorgt nicht nur für Sicherheit auf beiden Seiten, sondern sorgt auch dafür, dass der scheidende Mitarbeiter sich wertgeschätzt fühlt. Es kann zudem ein wichtiger Faktor dabei sein, ob Sie mit einem Mitarbeiter im Positiven auseinandergehen. Vielleicht wird der Mitarbeiter Teil Ihres Netzwerks und Sie kommen in der Zukunft auf anderen Wegen noch einmal zusammen – davon können sowohl Sie als Arbeitgeber als auch der Mitarbeiter profitieren.