Recruiting Chatbots – können sie Personalern die Arbeit abnehmen oder sogar wegnehmen?

Was ist ein Chatbot überhaupt und wie funktioniert er?

Ein Chatbot ist kein tatsächlicher Roboter, er ist einfach eine Software, mit der man kommunizieren kann. Chatbots werden bereits in vielen Bereichen eingesetzt – besonders bekannt sind sie im Kundenservice. Aus diesem Grund haben sie vielleicht auch ihren zum Teil noch schlechten Ruf. Jeder von uns kennt sicherlich die Chatbots, die nur mit vorgefertigten Satzbausteinen antworten und grundsätzlich nie die richtige Antwort auf die gestellte Frage geben. Ein professionell eingerichteter Chatbot dürfte solche Probleme jedoch heute nicht mehr aufweisen. Auch heute funktionieren viele Chatbots noch so, dass ihre Software auf bestimmte Schlüsselworte reagiert und entsprechend den richtigen vorgefertigten Textbaustein ausgibt. Dieses System funktioniert jedoch nur bei einfachen Gesprächen, in denen keine tatsächliche Konversation entsteht. Ein Beispiel aus dem Recruitment ist hier etwa die Beantwortung von Fragen zur Bewerbungsfrist oder zu einem Ansprechpartner für die Bewerbung.

Für komplexere Themen werden jedoch andere Chatbots eingesetzt – Chatbots, die aus Gesprächen lernen und sich eigenständig weiterentwickeln. Philosophische Gespräche können Sie auch mit einem solchen Chatbot noch nicht unbedingt führen, aber er kommt mit deutlich komplexeren Sachverhalten zurecht als seine simplere Variante. Deshalb eignet er sich auch optimal für den Einsatz im Recruiting.

Wie werden Chatbots im Recruiting eingesetzt?

Chatbots werden bereits vielfach im Recruiting eingesetzt – vorzugsweise auf den Karriereseiten des Arbeitgebers. Der Sinn dahinter ist, dass aufkommende Fragen eines Interessenten sofort beantwortet werden können, ohne die Reaktion von einem HR-Mitarbeiter abwarten zu müssen. Das hat gleich mehrere Vorteile: ein Chatbot gibt zu jeder Tages- und Nachtzeit eine Antwort auf Fragen – ein Mitarbeiter in der Regel nicht. Gleichzeitig spart besagter Mitarbeiter Zeit in seinem Arbeitsalltag. Dennoch erlebt der Bewerber eine positive Candidate Experience, da er zeitnah eine Antwort auf seine Fragen erhält. Chatbots können gleich in mehreren Bereichen des Recruitings eingesetzt werden:

Stellenangebote anzeigen

Sobald ein Unternehmen mehrere Standorte hat, vielleicht sogar international aufgestellt ist und entsprechend viele offene Jobs im Karriereportal ausschreibt, kann es für Bewerber schnell unübersichtlich werden. Ein Chatbot kann hier Abhilfe schaffen. Er kann den Bewerber nach seinen Skills, seinen Wünschen und seinen Qualifikationen fragen und passende Jobangebote für ihn filtern. So müssen Kandidaten nicht mehr eigenständig zahlreiche Filter einstellen. Chatbots können so ebenfalls bereits eine gewisse Vorauswahl anhand der Qualifikationen treffen.

Informationen geben

Der Grundgedanke eines Chatbots ist die Weitergabe von Informationen bzw. das Beantworten von Fragen. Besonders im Recruiting ist ein Chatbot deshalb an der richtigen Stelle. Hat ein Bewerber Fragen zum Unternehmen, zum Job oder zu organisatorischen Themen, muss er oft umständlich einen FAQ-Bereich durchforsten. Alternativ kann er seine Frage einfach an einen Chatbot stellen. Je weiter die künstliche Intelligenz des Bots entwickelt ist, desto komplexere Gespräche kann der Bewerber mit ihr führen.

Unterlagen sammeln

Kaum etwas sorgt für mehr Abbrüche im Bewerbungsprozess als kompliziert aufgebaute Bewerbungsformulare oder -portale. Gerade hat man alle nötigen Dokumente wie Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnisse hochgeladen, schon soll man alle Daten noch einmal in eine gesonderte Eingabemaske eintragen. Spätestens an dieser Stelle ist die Geduld vieler Kandidaten aufgebraucht. Ein Chatbot kann auch hier Abhilfe schaffen. Er kann alle benötigten Unterlagen anfordern und den Bewerber durch den Prozess führen. So wird er weniger abgelenkt und weiß jederzeit, an welchem Punkt er sich gerade befindet.

Employer Branding

Je nachdem, wie weit die künstliche Intelligenz des Chatbots entwickelt ist, kann ein Bot auch das Employer Branding unterstützen. Durch seine Art der Kommunikation und die Verwendung bestimmter Begriffe kann er die Corporate Identity widerspiegeln und die Arbeitgebermarke authentisch darstellen.

Was können Recruiting Chatbots – und was nicht?

Chatbots in der HR bringen sicherlich viele Vorteile mit sich. Dennoch stoßen auch sie irgendwann an die Grenzen des Machbaren – noch. Der größte Vorteil, den Unternehmen durch den Einsatz von Chatbots haben, ist sicherlich die Verbesserung der Candidate Experience. Egal, zu welcher Zeit – ein Chatbot ist immer einsatzbereit und kann Fragen von Bewerbern beantworten. Dabei kann er sogar die Fragen mehrerer Interessenten auf einmal beantworten – ein Ding der Unmöglichkeit für Recruiter. Da Fragen schneller beantwortet werden können, kann sich die Time to Hire verkürzen – ein weiterer großer Vorteil für das Recruitment. Auch die dialogbasierte Weitergabe von Informationen sorgt für Zustimmung bei potenziellen Bewerbern. Wer sich in ein Gespräch verwickelt fühlt, schließt den Bewerbungsprozess mit höherer Wahrscheinlichkeit ab. So kann auch der Talent Pool gefüllt werden.

Dennoch stoßen Chatbots und künstliche Intelligenz allgemein im Recruiting irgendwann an ihre Grenzen. Je komplexer Gespräche werden, desto schwieriger ist es für den Bot, passende Antworten zu geben – er ist eben kein Mensch und ihm fehlt es an emotionaler Intelligenz. Die kann er bis heute auch noch nicht erlernen. Außerdem ist es sehr aufwendig, einen Chatbot „einzuarbeiten“. Er muss nach und nach lernen und die Qualität seiner Antworten muss immer wieder überprüft werden. Andernfalls kann der Einsatz von Chatbots schnell nach hinten losgehen und Bewerber eher abschrecken als motivieren.

Fazit: so schnell nimmt den Recruitern kein Roboter die Arbeit weg!

Chatbots im Recruitment eignen sich im heutigen Entwicklungsstand besonders für den Einsatz in der Informationsphase des Bewerbers. An dieser Stelle können sie nicht nur dem Bewerber helfen, sondern auch einige Arbeit des Recruiters abnehmen. Fragen zum Prozess, zum offenen Job oder zum Unternehmen benötigen nicht zwangsläufig die Interaktion mit einem Menschen. Auch für den Prozess des Einreichens einer Bewerbung kann ein Bot eine gute Unterstützung sein. Die Time to Hire kann so verkürzt werden und die Candidate Experience positiv beeinflusst werden. Ab diesem Punkt sollte jedoch ein Mensch übernehmen. Auch wenn es schon erste künstliche Intelligenzen gibt, die ganze Vorstellungsgespräche führen können – an dieser Stelle benötigt die Technik noch menschliche Unterstützung. Unser Fazit zum Thema Recruiting Chatbots lautet deshalb: sie nehmen an entsprechender Stelle viel Arbeit ab – bis es aber dazu kommt, dass künstliche Intelligenz Personalern die Arbeit wegnimmt, werden noch viele Jahre vergehen.