Das Bewerbungsgespräch: Leitfaden und Tipps für Unternehmen

Warum sich im Bewerbungsgespräch nicht nur die Bewerber beweisen müssen

Arbeitgeber können sich aus zahlreichen Bewerbungen die besten heraussuchen, mit diesen Bewerbern ein Gespräch führen und im Anschluss alleine die Entscheidung treffen, für wen sie sich entscheiden. Die Kandidaten sind dabei in der Bringschuld. Richtig?
Falsch.

Der Arbeitsmarkt entwickelt sich immer stärker zu einem Bewerbermarkt. Das heißt, dass Bewerber in der komfortablen Position sind, sich den Arbeitgeber aussuchen zu können, weil es Jobangebote in rauen Mengen gibt. Diese Entwicklung ist der Grund, aus dem nicht nur Bewerber sich im Vorstellungsgespräch beweisen müssen. Bietet der Arbeitgeber dem Kandidaten nicht genug oder stimmt die Unternehmenskultur nicht mit den Vorstellungen überein, entscheidet er sich für ein anderes Unternehmen. Demensprechend ist es wichtig, dass auch Sie auf Unternehmensseite gut auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet sind und einen entsprechenden Teil für die Unternehmenspräsentation vorbereitet haben.

Vorbereitung des Bewerbungsgesprächs

Auch auf Arbeitgeberseite ist es wichtig, sich gut auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Strukturierte Gespräche, bei denen Sie sicher auftreten, tragen positiv zur Candidate Experience bei. Sie sollten also im Vorhinein einen Leitfaden vorbereiten, welche Fragen Sie stellen möchten und welche Informationen Sie am Ende des Gesprächs benötigen, um sich entscheiden zu können.
Kurz vor dem Eintreffen des Kandidaten sollten Sie sich 15–30 Minuten Zeit nehmen, um sich final vorzubereiten. So sind Sie auch nicht gestresst, falls der Kandidat etwas zu früh ankommt. Folgende Dinge sollten Sie hierbei prüfen.

• Den Raum: Ist er ordentlich, sauber, gelüftet und gibt es genügend Plätze?
• Die Materialien: Stehen Gläser und Tassen für Getränke bereit? Liegen Notizblöcke und Stifte bereit?
• Die Beteiligten: Sind die teilnehmenden Kollegen vorbereitet?
• Den Bewerber: Haben Sie sich die Unterlagen gründlich angesehen? Sind die wichtigsten Fragen vorbereitet?

Zusatztipp: Achten Sie auf die Sitzordnung. Sitzen die arbeitgeberseitigen Teilnehmer des Bewerbungsgesprächs dem Bewerber gegenüber, fühlt er sich schnell in eine Prüfungssituation versetzt. Besser: Setzen Sie sich über Eck, sodass eine entspannte Gesprächsatmosphäre entstehen kann.

Sobald diese Punkte abgearbeitet sind, können Sie beruhigt und selbstbewusst in das Vorstellungsgespräch starten.

Bewerbungsgespräch Leitfaden: Der Ablauf

Der Ablauf eines Vorstellungsgesprächs ist im Grunde genommen immer gleich. Ganz egal, ob es um eine Einsteiger- oder um eine Führungsposition geht. Nur die Dauer kann je nach Position variieren. Im Schnitt können Sie aber von ca. 45 Minuten für ein Interview ausgehen. Gespräche für Führungspositionen dauern in der Regel länger, während Gespräche für eine Junior-Position auch schon mal kürzer ausfallen können.

Wir haben unseren Leitfaden in fünf Phasen eingeteilt, die das gesamte Gespräch von Begrüßung bis Abschluss umfassen. Diese fünf Phasen sind die Grundpfeiler eines professionellen Bewerbungsgesprächs. Fehlt einer der Bereiche, haben entweder Sie oder der Bewerber am Ende nicht genügend Informationen für eine fundierte Entscheidung.

1. Phase: Begrüßung (ca. 5 bis 10 Minuten)

Der erste Eindruck ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Bewerber einer der wichtigsten Schlüsselpunkte für die spätere Entscheidung. Entsprechend wichtig ist es, dafür zu sorgen, dass der Kandidat sich wohl fühlt. Das beginnt schon bei seiner Ankunft. Achten Sie darauf, dass jemand am Empfang Bescheid weiß, dass ein Kandidat kommt, ihn in den vorgesehenen Gesprächsraum oder einen Wartebereich bringt und ihn im Optimalfall mit Getränken versorgt. So kann der Kandidat sich sicher sein, dass Sie sich auf ihn vorbereitet haben.

Beginnen Sie das Gespräch zur vereinbarten Uhrzeit. Kandidaten warten zu lassen bedeutet entweder, seine Macht auszuspielen oder sich unprofessionell zu verhalten. Beides möchten Sie vermeiden. Stellen Sie im Gespräch zunächst sich selbst und mögliche andere Teilnehmer vor – mit Namen, Position und Aufgaben. So kann der Bewerber alle Teilnehmer besser einschätzen und weiß, warum vielleicht drei Mitarbeiter für das Gespräch benötigt werden.

Der Einstieg sollte außerdem immer möglichst ungezwungen sein. Smalltalk ist hier angesagt. So kann der Kandidat erst einmal ankommen und wird nicht direkt mit einer Stresssituation konfrontiert. Fragen nach der Anreise oder der bisherigen Tagesbeschäftigung bieten sich für den Anfang an. Nach kurzem Smalltalk gehen Sie zum eigentlichen Thema über und erklären kurz, wie sich das Gespräch aufbaut. Das ist nicht nur für den Bewerber hilfreich, sondern möglicherweise auch für Ihre Kollegen, die sich im Ablauf nicht ganz sicher waren. So können sich also beide Seiten auf die kommenden Gesprächsinhalte einstellen.

Achten Sie außerdem darauf, die richtige Ansprache zu verwenden. Wenn Sie die potenziellen neuen Mitarbeiter in Ihrer Stellenanzeige geduzt haben, sollten Sie das auch im Gespräch tun. Seien Sie auch darauf eingestellt, selbst sofort geduzt zu werden.

2. Kennenlernen (ca. 15 Minuten)

Jetzt kann es richtig losgehen. Sie möchten den Bewerber kennenlernen und er möchte Sie kennenlernen. Achten Sie also darauf, dass Sie ein Gespräch auf Augenhöhe führen, kein Verhör. Das schreckt den ohnehin nervösen Kandidaten nur ab. Dennoch müssen Sie dafür sorgen, dass Sie am Ende des Gesprächs keine offenen Fragen mehr haben. Denn dann können Sie keine fundierte Entscheidung treffen. Die Kunst eines guten Bewerbungsgesprächs ist es, alle nötigen Fragen zu stellen, aber das Gespräch gleichzeitig wie eine ruhige Unterhaltung wirken zu lassen.

Eröffnen können Sie dieses Gespräch gut mit einer Frage, die auf die Selbstpräsentation des Bewerbers abzielt, etwa „Erzählen Sie etwas über sich.“ oder „Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?“. Ein guter Kandidat ist auf diese Fragen vorbereitet und hat eine kleine Präsentation vorbereitet.
Jetzt können Sie sich zurücklehnen, entspannt zuhören und im Anschluss weitere Fragen stellen, richtig?
Falsch.

Besonders in dieser Phase des Gesprächs können Sie als Arbeitgeber punkten. Folgende Punkte sollten Sie unbedingt beachten:

• Nehmen Sie dem Bewerber die Nervosität. Schon der Ton, in dem Sie Ihre Eröffnungsfrage stellen, kann den entscheidenden Unterschied machen. Seien Sie offen, lächeln Sie und geben Sie dem Bewerber zu verstehen, dass seine Nervosität völlig normal ist.
• Hören Sie aktiv zu. Sehen Sie dem Bewerber in die Augen, nicken Sie gegebenenfalls an passenden Stellen und lassen Sie Pausen zu. Unklarheiten können Sie sich entweder notieren oder nach Möglichkeit sofort ansprechen. Achten Sie aber darauf, dass Sie den Bewerber dadurch nicht aus dem Konzept bringen.
• Machen Sie sich Notizen. Das zeigt nicht nur Interesse, sondern ist für Ihre anschließende Bewertung notwendig. Notieren Sie sich nicht nur inhaltliche Punkte, sondern auch Punkte zum Verhalten und zur Wirkung des Bewerbers. Wirkt er motiviert oder eher distanziert? Scheint er ernsthaft interessiert zu sein? Solche Fragen helfen Ihnen bei der Auswertung.

Achten Sie auf diese Punkte, ist dem Bewerber klar, dass Sie sich für ihn interessieren und das Gespräch kein nerviger Punkt auf Ihrer To Do-Liste ist. Ist die Selbstpräsentation beendet, sind Sie an der Reihe, weitere Fragen zu stellen. Das können zuerst Rückfragen zu seiner Präsentation sein. Im Anschluss sollten Sie aber noch weitere Fragen vorbereitet haben, mit denen Sie Ihre Entscheidung nach dem Interview treffen können. Essenziell ist bei den darauffolgenden Fragen, dass sie einen Dialog darstellen. Klären Sie die wichtigen Fragen, lassen Sie aber auch Rückfragen des Kandidaten zu. So signalisieren Sie, dass es sich nicht um ein einseitiges Gespräch handelt.

Bevor Sie hier gleich eine Liste mit möglichen Fragen für das Bewerbungsgespräch finden, möchten wir noch einen allgemeingültigen Tipp geben: Fokussieren Sie sich möglichst wenig auf Standardfragen. Die Frage nach Stärken und Schwächen beispielsweise kennt jeder Bewerber und sie ist längst überholt. Fragen Sie stattdessen eher nach der größten beruflichen oder auch privaten Herausforderung. Daraus können Sie mögliche Schwächen und Stärken selbst ableiten.

Mögliche Fragen für Arbeitgeber im Bewerbungsgespräch:

Fragen zur Qualifikation
Bei diesen Fragen geht es um die Hard Skills. Hier können Sie herausfinden, ob der Bewerber wirklich über die nötigen fachlichen Qualifikationen verfügt. Sie können auch beispielsweise eine Fallfrage aus einem konkreten Projekt stellen, wenn die offene Position dafür geeignet ist.

• Warum sind Sie der perfekte Kandidat für diesen Job?
• Welche Kenntnisse bringen Sie für diesen Job mit?
• Mit welchen Tools/Programmen haben Sie bereits gearbeitet?
• Welche praktischen Kenntnisse haben Sie durch Praktika erworben und welche durch Ihr Studium?
• Wie bilden Sie sich fachlich weiter?

Fragen zur Motivation
Die Motivation des Bewerbers sorgt schließlich dafür, dass er Erfolg im Job hat. Anhand der folgenden Fragen können Sie herausfinden, ob er wirklich für den ausgeschriebenen Job brennt, oder ob es ihm möglicherweise eher um eine gute Bezahlung oder den Namen Ihres Unternehmens geht.

• Was erwarten Sie von uns als Arbeitgeber?
• Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?
• Welche Ziele möchten Sie in diesem Job erreichen?
• Warum waren Sie in Ihrem vorherigen Unternehmen unzufrieden?
• Welche Leistungen bieten wir unseren Kunden?

Fragen zur Persönlichkeit
Der Cultural Fit ist in Unternehmen immer wichtiger geworden. Stimmt die Philosophie des Arbeitgebers mit der des Bewerbers überein, stehen die Chancen für eine gute Zusammenarbeit weitaus besser. Glückliche Mitarbeiter sind außerdem enorm wichtig für die Employer Brand.

• Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag?
• Wie würden Ihre Freunde Sie beschreiben?
• Welche Eigenschaften halten Sie für diese Stelle für besonders wichtig?
• Was war Ihr größter Fehler und was haben Sie daraus gelernt?
• Welche Verantwortung hatten Sie in vorherigen Jobs?

Einige besonders beliebte Arbeitgeber wie Google, Apple, Microsoft & Co., oder auch große Unternehmensberatungen wie McKinsey arbeiten mit Case Studies oder Stressfragen, um Bewerber besser einschätzen zu können. In dortigen Bewerbungsgesprächen werden beispielsweise Fragen gestellt wie „Wie viele Smarties passen in einen Smart?“. Solche Fragen zielen darauf ab, den Bewerber in einer Stresssituation zu testen. Solche Fragen können sinnvoll sein, können Bewerber aber auch grundsätzlich abschrecken. Sie sollten also mit Vorsicht verwendet werden.

3. Unternehmenspräsentation (ca. 10 Minuten)

Als nächstes sind Sie selbst an der Reihe. Sie haben den Bewerber nun kennengelernt und ihn mit Fragen gelöchert. Jetzt kann er ein wenig verschnaufen und Ihrer Unternehmenspräsentation zuhören. Diese Präsentation sollten Sie ebenso vorbereitet haben wie der Kandidat seine Selbstpräsentation. Maßgeblich ist hierbei, dass Sie in keinem Meeting sitzen, bei dem Sie den Kunden von sich überzeugen müssen. Stattdessen müssen Sie einen Bewerber von Ihrer Qualität als Arbeitgeber überzeugen. Die Präsentation sollte unbedingt in Zusammenhang mit der offenen Stelle stehen.
Folgende Fragen sollten Sie in der Präsentation bedenken:

• Welche Aufgaben hat Ihr Unternehmen und besonders die Abteilung des Bewerbers?
• Was haben Sie erreicht und vor welchen Herausforderungen stehen Sie in der nächsten Zeit?
• Warum ist die Stelle vakant? Gibt es einen Vorgänger?
• Welche Aufgaben kommen auf den Bewerber zu und welche Ziele soll er möglichst erreichen?
• Welches Team erwartet den Bewerber? Wie ist der Umgang untereinander? Wie steht es um Hierarchien?
• Welche Abteilungen arbeiten wie miteinander zusammen?
• Wie ist die Unternehmenskultur allgemein? Gibt es viele Mitarbeiterevents? Welche Benefits bieten Sie den Mitarbeitern?

Diese Selbstpräsentation sollte möglichst authentisch sein und einen detaillierten Einblick in Ihr Unternehmen als Arbeitgeber und in die offene Stelle geben. Stellen Sie das Unternehmen mit mehreren Kollegen zusammen vor, sprechen Sie sich im Vorhinein unbedingt ab, wer welchen Part übernimmt, damit es zu keinen Unstimmigkeiten kommt oder Sie etwas vergessen. Arbeiten Sie außerdem mit Beispielen in Ihrer Präsentation. So kann sich der Bewerber mehr unter Ihrer Präsentation vorstellen.

4. Rückfragen des Bewerbers (ca. 10 Minuten)

Im Anschluss an Ihre Präsentation sollten Sie dem Bewerber noch einmal die Möglichkeit geben, Rückfragen zu stellen. An dieser Stelle kann er Fragen stellen, die er im Vorhinein vorbereitet hat, bestimmte offene Punkte klären und Fragen zu Ihnen oder zum Unternehmen stellen. Seien Sie darauf gefasst und vorbereitet, dass auch Fragen zu Ihrem Job oder Ihren Einschätzungen gestellt werden können.

Tipp: An der Qualität der Rückfragen des Bewerbers können Sie zusätzlich noch einmal erkennen, wie gut er auf das Gespräch vorbereitet ist. Ein Bewerber, der überhaupt keine Fragen stellt, ist meist nicht optimal vorbereitet. Genauso wie ein Bewerber, der vielleicht Fragen stellt, die er sich definitiv über Ihre Website hätte selbst beantworten können.

Beantworten Sie mögliche Fragen in jedem Fall ehrlich und offen. Nehmen Sie sich gegebenenfalls Zeit, um kurz über Ihre Antwort nachzudenken. An dieser Stelle ist der Bewerber in der Position, ein guter Zuhörer sein zu müssen. Fühlen Sie sich nicht auf die Füße getreten, wenn kritische oder besonders detaillierte Fragen gestellt werden. Das zeigt nur, dass sich der Bewerber intensiv mit der Position und dem Unternehmen auseinandergesetzt hat, er also ernsthaftes Interesse daran hat, bei Ihnen zu arbeiten.

5. Abschluss (ca. 5 Minuten)

Wenn die Fragen von allen Seiten geklärt sind, können Sie das Gespräch abschließen. Das geschieht in der Regel, indem Sie einen kurzen Überblick darüber geben, wie die weiteren Schritte aussehen.
Wie lang dauert es, bis Sie sich entscheiden? Gibt es möglicherweise noch weitere Auswahlrunden? Wie sehen die formalen Vertragsbedingungen aus (Gehalt, Arbeitsbeginn, Wochenstunden)? Informationen zu diesen Punkten sollten Sie dem Kandidaten auf jeden Fall mit auf den Weg geben, damit er eine fundierte Entscheidung treffen kann.

Bedanken Sie sich schlussendlich beim Bewerber für seine Zeit, begleiten Sie ihn zum Ausgang und verabschieden Sie sich. Jetzt können Sie sich um die Auswertung des Gespräches kümmern, es noch einmal Revue passieren lassen, mit Ihren Kollegen sprechen und die wichtigsten Punkte notieren.

Wie Sie das Bewerbungsgespräch auswerten

Nach dem Bewerbungsgespräch steht der wichtigste Teil im Besetzungsprozess an: Die eigentliche Kandidatenauswahl. Schauen Sie sich Ihre Notizen zu allen Bewerbern noch einmal an und sortieren Sie zunächst nach der Faktenlage, nicht nach Bauchgefühl. Welcher Bewerber bringt die besten fachlichen Qualifikationen mit und welcher die höchste Motivation? Können Sie sich die Bewerber in Ihrem Team vorstellen oder könnte es Unstimmigkeiten mit Kollegen geben? Und nicht zu vergessen: Wie schätzen Sie die Meinung des Bewerbers ein? Möchte er überhaupt bei Ihnen anfangen oder hat er auf mehrere Punkte negativ reagiert? Sprechen Sie auch nach Möglichkeit mit Kollegen, die beim Vorstellungsgespräch dabei waren.

Können Sie sich noch nicht eindeutig entscheiden, sollten Sie überlegen, ob Sie noch weitere Schritte im Bewerbungsprozess gehen. Einerseits können Sie beispielsweise die Referenzen des Bewerbers kontaktieren, um sich ein besseres Bild über ihn zu machen. Andererseits können Sie den Bewerber auch erneut einladen, sofern Sie nicht eine fixe Entscheidung zugesichert haben. Ein Probearbeitstag empfiehlt sich in einem solchen Fall häufig. Dabei können Sie die Arbeitsweise des Bewerbers kennenlernen und sehen, wie er sich ins Team integriert. Ein weiterer Vorteil: Sie können im Anschluss Ihr Team nach dessen Einschätzung fragen.

Haben Sie schließlich den Kandidaten gefunden, bei dem alles passt, können Sie schon einmal das kommende Onboarding vorbereiten.

Fazit

Ein Bewerbungsgespräch professionell zu führen, ist eine Kunst für sich. Diese Kunst lässt sich aber erlernen, wenn man bereit ist, sich gut einzuarbeiten. Da nicht nur der Bewerber, sondern auch der Arbeitgeber sich im Vorstellungsgespräch von seiner besten Seite zeigen sollte, ist eine gründliche Vorbereitung unabdingbar. Anhand unseres Leitfadens für Bewerbungsgespräche können Sie sich optimal vorbereiten und müssen sich keine Sorgen darum machen, eventuell wichtige Dinge zu vergessen. Wenn Sie sich zu Beginn unsicher sind, nehmen Sie sich einfach einen Leitfaden mit in das Interview. Darauf können Sie sich auch direkt Notizen zum Bewerber machen. So fällt Ihre mögliche Nervosität nicht auf. Ganz im Gegenteil – Sie wirken besonders professionell und bestens vorbereitet.

Erstellen Sie sich außerdem ein Schema, nach dem Sie anschließend die Interviews auswerten. Wenn Sie sich noch unsicher sind, laden Sie Kandidaten besser ein zweites Mal ein – etwa zum Probearbeiten – anstatt sich womöglich falsch zu entscheiden.