Die Wichtigkeit der Candidate Experience – ein Guide zur Optimierung der Candidate Journey

Was ist die Candidate Experience?

Der Begriff Candidate Experience steht für alle Erfahrungen, die ein Bewerber vor, während und zum Teil nach dem Bewerbungsprozess mit einem Arbeitgeber macht. Dabei kann es um die unterschiedlichsten Berührungspunkte gehen – etwa um die Ansprache in der Stellenanzeige, die Zeitspanne bis zum Feedback nach einem Bewerbungsgespräch oder auch die Form der Zu- oder Absage zum Job. Jeder Touchpoint mit einem potenziellen Arbeitgeber zählt zur Candidate Experience. Ähnliche Muster gibt es auch im Marketing oder im Webdesign. Die Customer oder Buyer Experience beschreibt sämtliche Erfahrung eines Käufers während des Entscheidungs- und Kaufprozesses, die User Experience beschreibt die Gestaltung einer Website, sodass Nutzer sich schnell zurechtfinden und möglichst unkompliziert durch Prozesse geleitet werden. Während die Erfahrungen der Nutzer in Marketing und Webdesign ganz selbstverständlich so positiv wie möglich gestaltete werden sollen, tut sich das Recruiting hier zum Teil noch erstaunlich schwer. Dabei ist die Relevanz einer positiven Candidate Experience auf dem gleichen Level wie die einer positiven Customer oder User Experience.

Warum ist die Candidate Experience so wichtig?

Die Candidate Experience sorgt nicht einfach nur dafür, dass Kandidaten einen positiven Bewerbungsprozess erleben. Sie sorgt auch für viele weitere positive Entwicklungen für den Arbeitgeber, die auf den ersten Blick nicht unbedingt ersichtlich sind.

War for Talents

Wer Bewerbern eine positive Candidate Experience bietet, hat einen deutlichen Vorteil im tobenden War for Talents. Da immer mehr Bewerber sich aussuchen können, bei welchem Arbeitgeber sie arbeiten möchten, müssen auch Arbeitgeber sich im Bewerbungsprozess von ihrer besten Seite zeigen. Machen Kandidaten positive Erfahrungen während dieser Phase, sind sie eher geneigt, sich für den Arbeitgeber zu entscheiden, der beispielsweise durch bessere Kommunikation mehr Wertschätzung geboten hat.

Employer Branding & Image

Auch das Arbeitgeberimage kann durch eine positive Candidate Experience positiv, genauso aber durch eine negative Candidate Experience negativ beeinflusst werden. Besonders Bewertungsportale wie kununu oder Glassdoor geben Bewerbern Auskunft über das Image ihres potenziellen neuen Arbeitgebers. Wer hier nicht vertreten ist oder viele schlechte Bewertungen erhalten hat, hat oft schlechte Karten. Umso wichtiger sind Maßnahmen für das Employer Branding, zu denen auch eine optimierte Candidate Journey gehört.

Mehr Erfolge im Recruiting

Wer seinen Bewerbern eine positive Candidate Journey bietet, wird schnell erste Erfolge sehen. In der Regel bewerben sich bei entsprechend eingesetzten Maßnahmen mehr Kandidaten, oft sogar qualifiziertere Kandidaten. Sind Kandidaten bereits Teil des Bewerbungsprozesses, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich von sich aus gegen den Arbeitgeber entscheiden. Außerdem wird an dieser Stelle bereits der Grundstein für die Zufriedenheit des zukünftigen Mitarbeiters in seiner Anstellung gelegt. Wer sich in der Bewerbung wertgeschätzt gefühlt hat, ist als Mitarbeiter direkt positiver eingestellt.

Recruiting der Zukunft

Das Recruiting der Zukunft setzt auf noch unkompliziertere und schnellere Prozesse. Während Kandidaten heute ihre Unterlagen einreichen und auf eine Bewertung des Arbeitgebers warten, soll die Kommunikation in Zukunft noch mehr auf Augenhöhe stattfinden. Der Trend entwickelt sich immer stärker zu einem kurzen Erstkontakt ganz ohne Unterlagen, in dem Bewerber und Arbeitgeber bewerten, ob sie zusammenpassen. Wer seine Candidate Journey bereits jetzt an diese Entwicklungen anpasst, stellt die Weichen für erfolgreiches Recruiting in der Zukunft.

Das Ziel der Candidate Journey: zufriedene Bewerber an jedem Berühungspunkt

Was glauben Sie, wann potenzielle Bewerber den ersten Berührungspunkt mit Ihrem Unternehmen haben? Sobald sie auf Ihre Stellenanzeige stoßen? Sobald sie sich über Ihr Unternehmen als Arbeitgeber informieren? Falsch – die ersten Berührungspunkte finden in den meisten Fällen bereits deutlich früher statt – nämlich, bevor der Kandidat überhaupt die Intention hat, sich bei Ihnen zu bewerben. Das kann über einen Zeitungsartikel, einen Post bei Instagram oder eine Kontaktanfrage eines Mitarbeiters bei LinkedIn sein. An all diesen möglichen Berührungspunkten sollen potenzielle Bewerber positive Erfahrungen machen. Das Candidate Experience Management beinhaltet also deutlich mehr Aufgaben als die reine Optimierung des Bewerbungsprozesses. Es geht dabei vielmehr um die Erstellung eines positiven Gesamtbildes des Arbeitgebers, um Bewerber dort abholen zu können, wo sie stehen. Aber welche Berührungspunkte kann ein potenzieller Bewerber mit dem Unternehmen überhaupt haben? Wir geben Aufschluss darüber.

Die Berührungspunkte zwischen Kandidaten und Unternehmen

Touchpoints zwischen Arbeitgeber und potenziellem Bewerber können grundsätzlich überall entstehen – im Internet, auf der Messe oder sogar beim Verkauf im Laden vor Ort. Aus diesem Grund ist es so wichtig, eine große Gesamtstrategie für die Optimierung der Candidate Experience zu entwickeln. Folgende Bereiche können zum Beispiel Kontaktpunkte zwischen Unternehmen und Bewerber sein:

So verläuft die Candidate Journey und so können Sie sie optimieren

Die Candidate Journey beschreibt den gesamten Prozess, den ein Bewerber vom ersten Berührungspunkt mit dem Unternehmen bis hin zum Onboarding als Mitarbeiter erlebt. Die Candidate Experience wird ab diesem Punkt zur Employee Experience und beschreibt sämtliche Erfahrungen, die ein Mitarbeiter mit seinem Arbeitgeber macht.

Phase 1: Aufmerksamkeit
In der ersten Phase der Candidate Journey müssen Arbeitgeber sich die Frage stellen: „Wie erreichen wir überhaupt potenzielle Bewerber?“ Auf diese Frage gibt es ganz unterschiedliche Antworten. Der Erstkontakt kann etwa über soziale Medien, über die Website, über eine Messe oder auch über einen Mitarbeiter erfolgen. Da es so viele Unterschiedliche Möglichkeiten gibt, ist es umso wichtiger, eine Gesamtstrategie zu fahren. Diese Strategie sollte die Gestaltung des Gesamteindrucks des Unternehmens definieren, sodass potenzielle Bewerber an jeder Stelle einen positiven Eindruck gewinnen.

Phase 2: Information
Die zweite Phase folgt in der Regel unmittelbar auf die erste Phase der Candidate Journey. Wurde das Interesse eines potenziellen Kandidaten geweckt, benötigt er Informationen zum Unternehmen und zu offenen Stellen, die ihn vom Arbeitgeber überzeugen. Die Arbeitgebermarke muss an dieser Stelle präsent sein, besonders wichtig ist auch die Stellenanzeige selbst. Zielgruppengerechte Ansprache, vielseitige Optionen zur Information und ein klarer Fokus auf den Bewerber sind nötig.

Phase 3: Bewerbung
Die dritte Phase, die Bewerbungsphase, ist meist die heikelste Phase in der Candidate Journey. An dieser Stelle wird Eigeninitiative vom Bewerber verlangt, er kann sich nicht von Informationen berieseln lassen oder steht im direkten Austausch mit dem Unternehmen. Stattdessen muss er seine Unterlagen vorbereiten und einreichen. Umso wichtiger sind unkomplizierte und schnelle Prozesse. Ist eine umständliche Registrierung im Bewerberportal wirklich nötig? Braucht man heutzutage noch ein Anschreiben? Gleicht sich die Ansprache aus der Stellenanzeige mit der des Bewerbungsprozesses? An dieser Stelle kommt es am häufigsten zu Abbrüchen von Seiten der Bewerber.

Phase 4: Auswahl
In der Auswahlphase stehen Bewerbungsgespräche und weitere Auswahlverfahren auf dem Plan. Hier ist es besonders wichtig, dass Arbeitgeber sich von ihrer besten Seite und dennoch authentisch zeigen. Zeitnahe Antworten, transparente Prozesse und ein wertschätzender Umgang mit den Bewerbern Punkte, die die Candidate Experience positiv beeinflussen. Bei vielen Unternehmen zieht sich die Bewerberauswahl nach wie vor über Wochen oder sogar Monate, ohne Rückmeldung an die Bewerber.

Phase 5: Onboarding
Im Schnitt verlässt jeder fünfte Bewerber während seiner Probezeit das Unternehmen. Gründe dafür können Unterschiede zwischen Erwartung und Realität oder auch eine schlechte Integration in den neuen Job sein. Das Onboarding ist deshalb eine der wichtigsten Phasen in der Candidate Journey. In diesem Prozess wird der neue Mitarbeiter in das Unternehmen integriert. Dabei beginnt das Onboarding nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern schon weit vorher. Vertragliche Themen sollten geklärt sein, der Mitarbeiter sollte gut auf seinen Einstieg vorbereitet sein.

Phase 6: Bindung
Die letzte Phase der Candidate Journey beschreibt den Übergang der Candidate Experience in die Employee Experience. Neue Mitarbeiter sollten so in das Unternehmen integriert werden, dass sie Teil des Teams werden und nicht mehr als „der Neue“ gelten. Integrierte Mitarbeiter gilt es, durch Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung langfristig an ihren Arbeitgeber zu binden und so langfristig die Fluktuation zu verringern.

Tipps zur Optimierung der Candidate Journey – Best Practices

Die Candidate Journey ist ein komplexes Thema, bei dem auch unbewusst viele Fehler gemacht werden können. Umso wichtiger ist es, aus Fehlern zu lernen und Maßnahmen immer wieder anzupassen. Wir haben einige Best Practice Beispiele für die Candidate Journey zusammengestellt.

In jeder Phase ist es sinnvoll, das Feedback der Kandidaten einzuholen. So erfahren Sie direkt aus erster Hand, welche Bereiche Sie in Zukunft noch verbessern können und welche Bereiche Sie vielleicht von anderen Arbeitgebern abheben. Besonders in der Bewerbungsphase kann es aber auch sinnvoll sein, den eigenen Prozess einfach einmal selbst zu durchlaufen und dabei mit kritischen Augen auf die einzelnen Stationen zu schauen. Ist eine mobile Bewerbung möglich? Vielleicht sogar mit einem Klick? Wie wirkt die Außendarstellung des Unternehmens? Gibt es genügend Möglichkeiten, sich unkompliziert zu informieren? Gibt es nach der Bewerbung zeitnah eine persönliche Rückmeldung? Passen Ansprache aus der Stellenanzeige und Realität im Bewerbungsprozess zusammen? All diese Fragen sollten Sie aus Kandidatensicht beantworten.

Grundsätzlich bietet es sich auch in allen Phasen an, Teile des Prozesses zu automatisieren. Zum Beispiel können Informationen über einen Chatbot ausgegeben werden, Künstliche Intelligenz in Bewerbungsgesprächen eingesetzt werden oder Kommunikation zum Teil automatisiert werden, ohne dass Authentizität verloren geht.

Zusätzlich ist es nach jedem Entscheidungsschritt sinnvoll, Kandidaten Feedback anzubieten und sie auch bei einer Absage positiv aus dem Bewerbungsprozess zu entlassen. So bleibt die Candidate Experience weiterhin positiv und Sie haben gegebenenfalls die Möglichkeit, auf diese Bewerber an anderer Stelle zurückzukommen – etwa, wenn ein Kandidat im Prozess abspringt oder ein neuer passender Job frei wird.

Die Erfolge der Candidate Experience messen – so funktioniert’s

Im Candidate Experience Management ist eine ständige Optimierung der Maßnahmen sinnvoll und nötig. Der Arbeitsmarkt verändert sich am laufenden Band und konkurrierende Arbeitgeber können schnell erfolgreicher im Recruiting werden, wenn Sie sich auf Erfolgen zu lange ausruhen. Um die Candidate Journey weiter optimieren zu können, ist eine Erfolgsmessung nötig. Dazu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

Feedback einholen

Holen Sie sich geregelt Feedback von Bewerbern ein, etwa nach Einreichen der Bewerbung, nach einem Vorstellungsgespräch und natürlich nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Stellen Sie klar, dass es sich um anonymisiertes Feedback handelt, sodass die Hemmschwelle für Kandidaten niedriger ist. Fragen Sie in einem Gespräch offen nach Feedback zur Candidate Experience, kann das den Bewerber unter Druck setzen, weil er bei Kritik Sorge vor einer Absage hat. Kommunizieren Sie offen, dass Sie sich weiterentwickeln und verbessern möchten und nicht frei von Fehlern sind.

Monitoring der Maßnahmen

Einige Erfolge der Maßnahmen zur Verbesserung der Candidate Experience können Sie tatsächlich messen. Besonders in den ersten Phasen ist das möglich. Schauen Sie sich zum Beispiel die Interaktionen auf Ihrer Karriereseite oder mit den einzelnen Stellenanzeigen an. Wie lange bleiben Nutzer auf Ihrer Karriereseite? Wie oft wurde eine Anzeige aufgerufen und wie oft ist schließlich wirklich eine Bewerbung eingegangen? Mit der Zeit können Sie hier Verbesserungen oder Verschlechterungen tracken und daraus neue Maßnahmen ableiten.

Das Wichtigste zusammengefasst: 6 Tipps zur Verbesserung der Candidate Experience

#1: Optimieren Sie Ihre Karriereseite
Ihre Karriereseite ist die optimale Möglichkeit, potenziellen Bewerbern umfangreiche Informationen bereitzustellen und gleichzeitig Ihre Employer Brand zur Geltung zu bringen. Sind die Karriereseite und die Ansprache zielgruppengerecht gestaltet, alle Informationen übersichtlich bereitgestellt und gibt es einen roten Faden, der Bewerber durch die Seite leitet, beeinflussen Sie die Candidate Experience positiv.

#2: Optimieren Sie Ihre Stellenanzeigen
Die Stellenanzeige trägt maßgeblich zur Entscheidung bei, ob ein Interessent sich tatsächlich bei Ihnen bewirbt. Standardisierte Vorlagen, leblose Gestaltung und Formulierungen sollten der Vergangenheit angehören. Holen Sie Bewerber dort ab, wo sie stehen und passen Sie jede Stellenanzeige an die entsprechende Zielgruppe an.

#3: Durchlaufen Sie Ihren eigenen Bewerbungsprozess
Um herauszufinden, wie Bewerber derzeit ihre Candidate Journey in Ihrem Unternehmen erleben, können Sie Ihren Bewerbungsprozess einfach einmal selbst durchlaufen. So nehmen Sie die einzelnen Stationen direkt mit anderen Augen wahr und sehen nicht nur die Arbeitgeberseite. Hinterfragen Sie jeden Schritt kritisch und überlegen Sie sich, ob er noch angenehmer für den Bewerber gestaltet werden könnte.

#4: Bleiben Sie mit Bewerbern in Kontakt
Auch, wenn ein Bewerber eine Absage für eine konkrete Stelle bekommt, sollten Sie den Kontakt zu ihm nicht abbrechen. Nehmen Sie ihn in Ihren Talent Pool auf, wenn er möchte, und kommen Sie bei zukünftigen Stellen wieder auf ihn zurück. So geben Sie nicht nur dem Bewerber ein positives Gefühl, sondern verleihen auch Ihrem Recruiting einen Vorteil.

#5: Haben Sie keine Angst vor technischem Fortschritt
Chatbots im Recruiting? Vorstellungsgespräche mit künstlicher Intelligenz? Automatisierte Kommunikation mit Bewerbern? Wenn sich die Technik so weiterentwickelt, haben Recruiter bald keinen Job mehr, oder? Nein, tatsächlich sorgt der technische Fortschritt eher dafür, dass Recruiter sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können und nicht durch alltägliche Aufgaben abgelenkt werden. Auch wenn Vorstellungsgespräche in der Zukunft von künstlicher Intelligenz geführt werden: die Entscheidung für oder gegen eine Einstellung trifft noch immer der Personaler.

#6: Holen Sie sich Feedback ein
Unser letzter Tipp ist gleichzeitig der wichtigste Tipp zur Verbesserung der Candidate Experience. In der Candidate Journey geht es um die Erfahrungen der Kandidaten. Entsprechend wichtig ist es, eben diese um Feedback zu bitten. So können Sie Ihre Prozesse kontinuierlich verbessern und Kandidaten einen positiven Bewerbungsprozess bieten.