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Absage Bewerbung: So geht’s professionell

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Die Absagen an Bewerber zu schreiben, gehört zu den unbeliebten Aufgaben jedes Personalers. Nicht nur, weil niemand gerne jemanden enttäuscht, sondern auch, weil man bei falscher Formulierung schnell in rechtliche Fettnäpfchen treten kann oder eine schlechte Bewertung auf Portalen wie kununu oder Glassdoor erhält. Wie Sie Kandidaten dennoch eine positive Candidate Experience bieten und wie Sie diese Absagen formulieren können, erklären wir Ihnen hier.

Inhalt

Wie Sie Bewerbern dennoch eine positive Candidate Journey bieten

Keine Begründung für die Absage auf die eigenen Bewerbungen zu bekommen, ist laut einer Umfrage von Forsa der Nummer 2 Kritikpunkt von Kandidaten – direkt nach “überhaupt keine Rückmeldung bekommen”. Dass Bewerber, die viel Zeit und Arbeit in eine Bewerbung und in die Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch gesteckt haben, bei unzureichendem Feedback frustriert sind, ist verständlich. Gleichzeitig ist es aber auch verständlich, dass Personaler nicht immer konkret formulieren können, warum sie sich für einen anderen Bewerber entschieden haben.

Dennoch können Sie die Candidate Journey auch bei Absagen positiv gestalten: Geben Sie zeitnah nach Bewerbungen oder einem Vorstellungsgespräch Rückmeldung und formulieren Sie ein wertschätzendes Absageschreiben an den Kandidaten. Ein zusätzlicher Pluspunkt ist ein Talent Pool. Passt der Bewerber grundsätzlich zum Unternehmen, laden Sie ihn in Ihren internen Talent Pool ein. Sie können sich dann bei zukünftigen Jobs bei ihm melden und ihn zu einer erneuten Bewerbung motivieren. So zeigen Sie, dass Sie weiterhin Interesse an ihm haben.

Absage Bewerbung: Diese Fallstricke gibt es

Wenn sie Bewerbern absagen, fürchten Personaler zwei große Probleme: Einerseits sind Bewertungsportale wie Glassdoor und kununu eine Anlaufstelle für Bewerber geworden, die sich nicht wertgeschätzt fühlen, andererseits ist die Angst vor einer Klage aufgrund des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) ein ständiger Begleiter. Um keine negative Bewertung zu erhalten, ist eine möglichst detaillierte und wertschätzende Absage nötig, ist sie zu detailliert, stehen die Türen für eine Klage jedoch häufig offen. Denn lässt sich aus einer Absage nach der Bewerbung herauslesen, dass der Bewerber aufgrund seines Alters, Geschlechts, seiner Herkunft, Religion oder sexuellen Orientierung oder aufgrund einer Behinderung nicht eingestellt wurde, wird das AGG verletzt. Das Ergebnis sind oft schwammige Absageschreiben von Arbeitgebern.
Fallstricke für eine schlechte Bewerbung sind hingegen genau solche schwammigen Absageschreiben. Um positiv bewertet zu werden sind offene und aufrichtige Kommunikation, ein wertschätzender Kontakt und zeitnahe Rückmeldungen besonders wichtig.

Muster für die Absage nach einer Bewerbung

Die Absage für Bewerber zu schreiben, erweist sich oft als kompliziert. Deshalb kann es hilfreich sein, mit einem Muster zu arbeiten, das je nach Stelle und Bewerber leicht abgeändert wird. Wir haben Ihnen ein mögliches Muster für Absageschreiben erstellt.

 Sehr geehrte Frau XX / Sehr geehrter Herr XX,

 Herzlichen Dank für Ihre Bewerbung für [Job] und Ihr damit verbundenes Vertrauen und Interesse an [Name   Arbeitgeber].

 Leider können wir Ihnen die ausgeschriebene Stelle nicht anbieten, da wir uns für einen anderen Bewerber   entschieden haben, der unserem Anforderungsprofil noch besser entspricht.

 Die Absage soll jedoch in keinem Fall Ihre Qualifikationen abwerten. Letztendlich sind es oft kleine Details, die im   Bewerbungsprozess die Entscheidung beeinflussen.

 Bei Interesse möchten wir Sie jedoch gerne informieren, sobald weitere Stellen bei uns frei werden. Dazu können Sie   unter folgendem Link unserem Talent Pool beitreten.

 Wir wünschen Ihnen für Ihre berufliche und private Zukunft alles Gute.

 Mit freundlichen Grüßen,
 [Signatur]

Absage Bewerbung: Tipps für das Absageschreiben

Auch wenn Sie kein Muster für die Absage nach einer Bewerbung verwenden möchten, sollten Sie auf einige Dinge unbedingt achten, wenn Sie eine Absage versenden.

Der Zeitpunkt

Ist Ihnen am Tag, an dem eine Bewerbung eingegangen ist, bereits klar, dass der Kandidat nicht zu Ihrem Unternehmen passt, warten Sie dennoch einige Tage, um die Absage zu versenden. Genauso verhält es sich mit der Absage nach einem Vorstellungsgespräch. Sagen Sie zu schnell ab, fühlt sich der Kandidat wenig wertgeschätzt und vor den Kopf gestoßen, warten Sie zu lange, fühlt er sich genauso. Grundsätzlich sollte eine Rückmeldung spätestens nach 2-3 Wochen erfolgen.

Die Ansprache

Sprechen Sie den Bewerber persönlich an. Von Begrüßungen wie “Sehr geehrte/r Bewerber/in” sollten Sie unbedingt absehen. Sie wirken unpersönlich und zeigen wenig Interesse an der Person.

Die Formulierung

Versuchen Sie, positive Formulierungen zu verwenden. Viele Verneinungen oder negative Wörter geben dem Bewerber unbewusst ein schlechteres Gefühl. Bei positiven Formulierungen fühlt er sich hingegen mehr wertgeschätzt und geht mit einem besseren Gefühl aus dem Bewerbungsprozess heraus.

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