Active Sourcing Wie Sie passende Fachkräfte direkt ansprechen, auch wenn sie gerade nicht suchen
Active Sourcing ersetzt die Stellenanzeige nicht. Es ist der zweite Weg für schwer zu besetzende Stellen und lohnt sich, wenn Sie wenige Menschen gut vorbereitet ansprechen.
Kurzantwort
Active Sourcing, auch Direktansprache oder aktives Recruiting genannt, heißt: Sie suchen passende Menschen gezielt selbst und sprechen sie persönlich an, statt auf Bewerbungen zu warten. Das schließt Fachkräfte ein, die angestellt sind und gerade nicht suchen.
Was ist Active Sourcing? Definition und Abgrenzung
Kurz gesagt: Active Sourcing ist Outbound: Sie wählen passende Profile selbst aus und gehen auf die Menschen zu. Es ist der erste Teil des Recruitings, nicht der ganze Prozess.
Übersetzt heißt Active Sourcing so viel wie aktive Beschaffung von Kandidatinnen und Kandidaten. Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) beschreibt es als gezielte und aktive Ansprache passender Personen: Unternehmen suchen nach konkreten Anforderungsprofilen und wecken durch die direkte Ansprache Interesse, auch bei Fachkräften, die bereits angestellt sind. Der Unterschied zur Stellenanzeige liegt in der Richtung, denn nicht die Person findet die Stelle, sondern Sie gehen auf die Person zu.
| Begriff | Was gemeint ist |
|---|---|
| Direktansprache, aktives Recruiting, Active Recruiting | Im Alltag meist gleichbedeutend mit Active Sourcing verwendet: Sie gehen auf passende Menschen zu. |
| Sourcing und Recruiting | Sourcing heißt, passende Profile zu finden und den ersten Kontakt herzustellen. Recruiting ist der ganze Weg bis zur Einstellung, mit Auswahl, Gesprächen und Zusage. |
| Post & Pray | Das Gegenstück: Anzeige schalten und auf Bewerbungen warten. |
| Outbound und Inbound | Active Sourcing ist Outbound, Sie gehen nach außen auf Menschen zu. Wie sich beide Ansätze ergänzen, zeigt der Abschnitt zu Inbound und Outbound Recruiting. |
| Active Sourcer | Eine Rolle im Recruiting, die Suche und Erstansprache übernimmt. KMU brauchen laut KOFA nicht zwingend eine eigene Stelle dafür. |
| Headhunting | Direktsuche durch einen externen Dienstleister, etwa für Fach- und Führungspositionen. Wann sich ein externer Partner lohnt, beschreibt der Ratgeber Recruiting-Agentur beauftragen. |
Aktiver und passiver Kandidatenmarkt
Aktiver Kandidatenmarkt
Menschen, die gerade eine neue Stelle suchen. Sie erreichen sie vor allem über Stellenanzeigen, Jobbörsen und Ihre Karriereseite.
Passiver Kandidatenmarkt
Menschen in einer Anstellung, die nicht suchen, für ein passendes Angebot aber offen wären. Sie erreichen sie, wenn Sie auf sie zugehen.
Lohnt sich Active Sourcing für Ihre Stelle?
Kurz gesagt: Für schwer zu besetzende Stellen ist Active Sourcing ein sinnvoller zusätzlicher Weg, wenn jemand im Unternehmen Zeit und Geschick für Suche und Ansprache mitbringt. Für Stellen mit vielen passenden Bewerbungen reicht die Anzeige.
gut 40 Prozent
der Unternehmen nutzen Active Sourcing.
sehr erfolgreich
bewertet die Mehrheit der Unternehmen, die Active Sourcing nutzen, diesen Weg. Erfolgreicher lassen sich Stellen aus Unternehmenssicht nur durch Mitarbeiterempfehlungen besetzen.
Der Weg wird also selten genutzt, obwohl die Unternehmen, die ihn gehen, gute Erfahrungen machen. Das KOFA sieht ihn besonders bei schwer zu besetzenden Positionen, spezialisierten Fachprofilen, Engpassberufen und Schlüsselpositionen, und zwar ausdrücklich nicht nur für Akademikerinnen, Akademiker und Führungskräfte. Drei Fragen helfen bei der Entscheidung für eine konkrete Stelle.
- Ist die Stelle über die klassischen Wege wiederholt schwer zu besetzen?
- Ja: Dann ist sie ein Kandidat für Active Sourcing. Nein: Verbessern Sie zuerst Anzeige und Reichweite, Ansätze dafür sammelt der Ratgeber Fachkräfte gewinnen.
- Ist die Stelle wichtig genug für zusätzlichen Aufwand?
- Ja: Planen Sie feste Stunden pro Woche ein. Nein: Bleiben Sie bei der Anzeige und prüfen Sie die Stelle später erneut.
- Gibt es jemanden mit Interesse, Zeit und Fähigkeiten für Suche und Ansprache?
- Dreimal Ja: Starten Sie einen Testlauf für ein oder zwei ausgewählte Engpassprofile, wie es auch das KOFA für den Einstieg empfiehlt.
Vorteile
- Sie erreichen Menschen, die keine Stellenanzeige lesen.
- Sie wählen selbst, wen Sie ansprechen, statt aus dem zu wählen, was kommt.
- Aus einem „gerade nicht“ wird ein Kontakt für später.
- Sie lernen, was Ihre Zielgruppe an der Stelle wirklich interessiert.
Nachteile
- Es kostet regelmäßige, planbare Arbeitszeit.
- Viele antworten zunächst gar nicht oder erst verzögert.
- Suche und Ansprache brauchen Übung.
- Ohne erkennbare Arbeitgebermarke verpufft die beste Nachricht.
Wer übernimmt Active Sourcing im Unternehmen?
Eine eigene Sourcing-Stelle brauchen Sie dafür nicht.
- Koordination: Eine Person steuert Suche, Nachrichten und Dokumentation und hält die Termine im Blick.
- Fachbereich: Er stimmt das Suchprofil mit ab und bewertet Profile fachlich.
- Gut vernetzte Mitarbeitende: Sie helfen bei Ansprache und Kontaktpflege, etwa über ihre eigenen Netzwerke.
Unsere Einschätzung: Für den Mittelstand ist ein Testlauf mit ein oder zwei Engpassprofilen der richtige Einstieg. Wer dafür feste Stunden pro Woche einplant, lernt schneller als mit einer großen Sourcing-Initiative, die neben dem Tagesgeschäft versandet.
Active Sourcing in 5 Schritten: vom Suchprofil bis zum Gespräch
Kurz gesagt: Erst festlegen, wen Sie suchen und was Sie bieten, dann Kanäle und Suchbegriffe wählen, eine Shortlist dokumentieren und persönlich ansprechen.
Der Testlauf steht und fällt mit der Vorbereitung, nicht mit der Plattform. Wer genau weiß, wen er sucht und was die Stelle für diese Menschen attraktiv macht, findet passendere Profile und schreibt bessere Nachrichten.
- Suchprofil festlegen Stimmen Sie mit dem Fachbereich Aufgaben, Muss- und Kann-Kriterien ab. Klären Sie, was die Stelle attraktiv macht: Arbeitszeiten, Team, Standort, Verantwortung oder Entwicklung.
- Kanäle wählen Starten Sie dort, wo Ihre Zielgruppe beruflich präsent ist, und lieber mit wenigen Kanälen, die Sie verlässlich betreuen. Methoden und Kanäle
- Suchbegriffe und Suchstring bauen Breit starten, schrittweise eingrenzen und getestete Suchstrings speichern, damit Sie beim nächsten Mal nicht von vorn beginnen. Boolesche Suche
- Shortlist dokumentieren Halten Sie für jedes Profil Kanal, Datum der Erstnachricht, Datum des Nachfassens, Antwort und nächsten Schritt fest. So vermeiden Sie, dieselbe Person zweimal anzuschreiben.
- Ansprechen, nachfassen, Gespräch führen Erstnachricht senden, nach einigen Tagen einmal freundlich nachhaken und den Zweitkontakt persönlich führen, per Telefonat, Video-Call oder Treffen. Wer „später gern“ sagt, bleibt mit einem Candidate Relationship Management in Kontakt; wer jetzt wechseln möchte, geht in Ihr Bewerberauswahlverfahren. Vorlagen
„Qualität ist wichtiger als Quantität. Lieber eine kleine, gut recherchierte Auswahl gezielt ansprechen als viele unpassende Kontakte gleichzeitig.“
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Antwortquote | Anteil der angeschriebenen Personen, die antworten. Sie zeigt, ob Auswahl und Nachricht passen; das KOFA nennt sie als Beispiel für die Erfolgsmessung. |
| Gesprächsquote | Anteil der Angeschriebenen, mit denen ein Gespräch zustande kommt. Sie zeigt, ob die Stelle nach dem ersten Kontakt überzeugt. |
| Einstellungen aus Active Sourcing | Wie viele Einstellungen auf eine Ansprache zurückgehen. Sie zeigt, ob sich der Aufwand für die Stelle lohnt. |
| Zeit bis zum Gespräch | Tage von der Erstnachricht bis zum ersten Gespräch. Sie zeigt, wie zügig Sie nachfassen und Termine anbieten. |
Active Sourcing Methoden und Kanäle: wo Sie passende Profile finden
Kurz gesagt: Die wichtigsten Methoden sind die Profilsuche in Business-Netzwerken mit Boolescher Suche, Lebenslaufdatenbanken, Fachplattformen, Empfehlungen und der persönliche Kontakt auf Messen und Events.
Zwei passende Kanäle, die Sie verlässlich betreuen, bringen mehr als sieben, die Sie nebenher anfassen. Auch das KOFA rät, mit wenigen ausgewählten Kanälen zu starten und zu prüfen, welche tatsächlich Rückmeldungen bringen.
| Methode oder Kanal | Wen Sie erreichen | Worauf Sie achten |
|---|---|---|
| Profilsuche in Business-Netzwerken wie XING und LinkedIn (Profile Mining) | Fachkräfte mit detaillierten Profilen; laut KOFA finden sich dort viele Akademikerinnen, Akademiker und Führungskräfte. | Filter und Boolesche Suche nutzen, über die Nachrichtenfunktion schreiben. Mehr zur Personalsuche über XING. |
| Lebenslaufdatenbanken, etwa StepStone, Monster und Experteer | Personen, die aktiv auf Jobsuche sind. | Nach Kriterien wie Berufserfahrung oder Abschlussart filtern. Unsere Einschätzung: Hier finden Sie vor allem aktiv Suchende; passive Kandidaten erreichen Sie eher über die Profilsuche in Business-Netzwerken. Als Ergänzung lohnt der Blick hinein trotzdem. |
| Indeed Smart Sourcing (Lebenslaufsuche bei Indeed) | Laut Indeed „ein KI-gestütztes Recruiting-Tool, das Arbeitgebern hilft, Kandidat*innen zu finden und zu kontaktieren, deren Erfahrung ihren Recruiting-Anforderungen entspricht“. | Suche nach Jobtitel und Standort, Filter nach Fähigkeiten, Berufserfahrung, Ausbildung und Standort, Kontakt direkt über die Plattform. Quelle: Indeed Kandidatensuche, abgerufen am 26.10.2026. |
| Fachplattformen und Communitys | Stark fachlich orientierte Expertinnen und Experten, über GitHub und Stack Overflow vor allem IT-Fachkräfte. | Fachlichen Bezug in der Nachricht herstellen, die Gepflogenheiten der Community respektieren. |
| Websuche (Open Web Search) | Menschen mit öffentlichen Fachbeiträgen, Vorträgen oder Projekten. | Boolesche Operatoren funktionieren auch in der Google-Suche. |
| Social Media | Menschen in ihrem privaten Feed, die keine Jobbörse besuchen. | Den Ton der Plattform treffen. Mehr zum Social Media Recruiting. |
| Empfehlungen aus dem Team (Referral Sourcing) | Menschen mit ähnlicher Qualifikation in den Netzwerken Ihrer Belegschaft. | Mitarbeitende gezielt einbinden; die Grundlage dafür ist ein Programm wie Mitarbeiter werben Mitarbeiter. |
| Talentpool und Ehemalige | Frühere Bewerbende, Kontakte aus früherer Ansprache und ehemalige Beschäftigte, die fachlich passen und die Kultur kennen. | Den Kontakt regelmäßig pflegen, nicht erst bei der nächsten offenen Stelle. |
| Messen, Karriere-Events, Seminare und Workshops | Je nach Format Studierende, Berufseinsteiger und Fachkräfte mit fachlichem Bezug. | Der Erstkontakt kommt niedrigschwellig zustande; danach zeitnah nachfassen. |
Für die Suche in Business-Netzwerken gibt es kostenpflichtige Recruiting-Tools, die Suche und Kontaktverwaltung vereinfachen. Einen Vergleich bietet der Ratgeber XING TalentManager vs. LinkedIn Recruiter.
Boolesche Suche: Suchstrings für Active Sourcing
| Operator | Wirkung | Beispiel |
|---|---|---|
| AND | Treffer enthalten beide Suchbegriffe. | Beruf AND Standort |
| OR | Treffer enthalten einen der beiden Suchbegriffe. | Jobtitel OR alternativer Jobtitel |
| NOT | Treffer enthalten diesen Suchbegriff nicht. | NOT Ausbildung |
| * | Treffer enthalten den Begriff vor dem Sternchen mit verschiedenen Endungen. | Mechatroniker* |
| „ “ | Treffer enthalten exakt diesen Suchbegriff. | „Leitung Instandhaltung“ |
Beispiel-Suchstring für eine Instandhaltungsstelle
Passt, wenn Sie Elektroniker oder Mechatroniker mit Erfahrung in der Instandhaltung suchen. Die Syntax prüfen Sie je Plattform, denn der genaue Funktionsumfang hängt vom Kanal ab.
("Elektroniker" OR "Mechatroniker") AND Instandhaltung NOT Ausbildung
- Jobtitel mit Synonymen, englischen Begriffen und gängigen Schreibweisen
- Qualifikation und Kompetenzen, die im Suchprofil als Muss stehen
- Branche und Berufserfahrung, soweit sie für die Stelle zählen
- Standort oder Region, in der die Stelle liegt
- Breit starten mit wenigen Filtern, dann schrittweise eingrenzen und getestete Strings speichern
Active Sourcing Anschreiben: 3 Vorlagen für die erste Nachricht
Kurz gesagt: Eine gute erste Nachricht ist kurz, bezieht sich auf das Profil, nennt die Stelle mit ihrem Mehrwert und endet mit einem einfachen nächsten Schritt.
Bitten Sie in der ersten Nachricht nur um ein kurzes Gespräch, nicht um eine Bewerbung. Die Nachricht soll einen Kontakt anbahnen, alles Weitere klären Sie im Gespräch.
- Persönlicher Einstieg Ein Ton, der zu Ihrem Unternehmen passt: professionell, aber locker, ohne Floskeln.
- Bezug auf das Profil Eine konkrete Station, ein Projekt oder eine Fähigkeit, die Ihnen aufgefallen ist.
- Kurz vorstellen Wer Sie sind und in welcher Funktion Sie schreiben.
- Die Stelle in zwei Sätzen Aufgabe und Mehrwert für genau diese Person, nicht die ganze Stellenbeschreibung.
- Call to Action Die Bitte um ein kurzes Telefonat oder einen Video-Call.
Vorlage 1: Erstnachricht über ein Business-Netzwerk
Passt, wenn Sie eine Person zum ersten Mal anschreiben, deren Profil Sie gefunden haben. Platzhalter in [eckigen Klammern] füllen.
Guten Tag [Frau oder Herr Nachname],
Ihr Profil ist mir aufgefallen, weil Sie [konkreter Bezug, etwa die Instandhaltung einer Fertigungslinie verantworten]. Genau diese Erfahrung suchen wir gerade.
Ich bin [Vorname Nachname], [Funktion] bei [Unternehmen] in [Ort]. [Ein Satz zum Unternehmen.]
Für unser Team suchen wir eine [Stelle]. Sie würden [Kernaufgabe in einem Satz]; dafür bieten wir [ein bis zwei konkrete Vorteile, etwa feste Arbeitszeiten und eine Weiterbildung].
Hätten Sie Interesse an einem kurzen, unverbindlichen Gespräch per Telefon oder Video-Call? Schreiben Sie mir gern, welcher Termin Ihnen passt.
Viele Grüße
[Vorname Nachname]
Vorlage 2: Nachfassen nach einigen Tagen
Passt, wenn auf die Erstnachricht noch keine Antwort kam. Eine ausbleibende Antwort bedeutet nicht unbedingt fehlendes Interesse, vielleicht war nur der Zeitpunkt ungünstig.
Guten Tag [Frau oder Herr Nachname],
ich melde mich noch einmal kurz zu meiner Nachricht vom [Datum] zur Stelle als [Stelle]. Vielleicht kam sie zu einem ungünstigen Zeitpunkt, das verstehe ich gut.
Wäre ein kurzes Gespräch in den nächsten Wochen für Sie grundsätzlich interessant? Ein Ja oder Nein reicht mir als Antwort völlig.
Viele Grüße
[Vorname Nachname]
Vorlage 3: Antwort auf „gerade nicht“
Passt, wenn die Person freundlich absagt, aber nicht grundsätzlich ablehnt.
Guten Tag [Frau oder Herr Nachname],
vielen Dank für Ihre offene Antwort, das respektiere ich. Für [aktuelles Projekt oder Aufgabe] wünsche ich Ihnen weiterhin viel Erfolg.
Ist es für Sie in Ordnung, wenn ich mich wieder melde, sobald bei uns eine Stelle frei wird, die zu Ihrem Profil passt? Dann notiere ich mir das so.
Viele Grüße
[Vorname Nachname]
Wer „später gern“ antwortet, ist ein Kontakt für Ihren Talentpool. Wie Sie ihn pflegen, zeigt der Ratgeber Talent Pool aufbauen.
Sie oder Du? Die Vorlagen stehen in der Sie-Form. Je nach Netzwerk und Branche passt die Du-Form besser. Schreiben Sie zuerst über die Nachrichtenfunktion des Netzwerks, in dem Sie das Profil gefunden haben, und wechseln Sie erst nach einer Antwort zu E-Mail oder Telefon.
Typische Fehler bei der Ansprache
- Serientext: eine Nachricht, in der nur der Name getauscht ist.
- Flüchtigkeit: falscher Name, falsche Anrede oder eine zweite Anfrage an dieselbe Person.
- Zu viel auf einmal: die ganze Stellenbeschreibung schon in der ersten Nachricht.
- Unklare Stelle: Nach dem Lesen weiß die Person nicht, worum es geht.
- Lange Reaktionszeit: Wer antwortet, wartet tagelang auf Rückmeldung.
- Massenhaftes Abwerben bei Kunden, Partnern oder Wettbewerbern.
- Vergessene Wirkung: Jede Nachricht gehört zur Candidate Experience, auch wenn die Person nie wechselt.
Active Sourcing und Stellenanzeige kombinieren
Kurz gesagt: Active Sourcing ergänzt Anzeigen, es ersetzt sie nicht. Die Anzeige erreicht die Suchenden, Ansprache und Anzeigen im Feed erreichen die anderen.
So sieht es auch das KOFA: Active Sourcing ergänzt Stellenanzeigen, Karriereseiten, Social Media und Mitarbeiterempfehlungen vor allem dort, wo klassische Maßnahmen nicht genug passende Personen erreichen. Wie die drei Wege für eine Stelle zusammenspielen, zeigt die Tabelle.
| Weg | Wen er erreicht | Ihr Aufwand | Mit Personalturm |
|---|---|---|---|
| Stellenanzeige auf Jobbörsen | Aktiv Suchende | Anzeige einmal erstellen und schalten | Multiposting auf 400+ Jobbörsen, bis zu 70 % günstiger als Direktbuchung. Welche Portale wofür passen, zeigt der Jobbörsen-Vergleich für Arbeitgeber. |
| Anzeige im Feed (Performance Recruiting) | Menschen, die gerade nicht suchen | Standort und Tagesbudget festlegen | Ihre Stelle läuft als Anzeige auf Meta, Google und LinkedIn. Die Kampagne bauen Sie selbst in Minuten oder wir übernehmen sie komplett, gebucht wie eine Stellenanzeige. |
| Active Sourcing | Ausgewählte, passende Profile | Suche, Nachrichten, Gespräche | Ihre Aufgabe, im Netzwerk Ihrer Wahl |
Für die beiden Anzeige-Wege gilt: Multiposting für die Aktiven, Performance Recruiting für die Passiven. Stellenanzeigen auf XING und LinkedIn buchen Sie über Personalturm, offizieller XING-Partner seit 2018 und offizieller Partner von LinkedIn.
Personalturm ist eine KI-gesteuerte Recruiting-Software mit Multiposting, Bewerbermanagement, Karriereseite und Funnel-Engine.
- 400+ Jobbörsen
- 0 € Software
Unsere Einschätzung: Die stärkste Kombination für Engpassstellen ist die Anzeige als Basis und die persönliche Ansprache für die wenigen Profile, die wirklich passen. Wer nur eins von beiden macht, verschenkt entweder Reichweite oder Passung.
Häufige Fragen zu Active Sourcing
Was ist Active Sourcing?
Active Sourcing ist die gezielte Suche und direkte Ansprache passender Kandidatinnen und Kandidaten, auch wenn sie angestellt sind und gerade nicht suchen. Statt auf Bewerbungen zu warten, gehen Sie auf die Menschen zu. Im Alltag heißt das auch Direktansprache oder aktives Recruiting.
Was ist der passive Kandidatenmarkt?
Zum passiven Kandidatenmarkt gehören Menschen in einer Anstellung, die nicht suchen, für ein passendes Angebot aber offen wären. Das Gegenstück ist der aktive Kandidatenmarkt der Suchenden. Passive Kandidaten erreichen Sie, wenn Sie auf sie zugehen, etwa per Direktansprache oder mit Anzeigen im Feed.
Wie schreibe ich Kandidaten im Active Sourcing an?
Kurz und persönlich: ein Einstieg mit Bezug auf das Profil, ein Satz zu Ihnen, die Stelle in zwei Sätzen mit ihrem Mehrwert und die Bitte um ein kurzes Gespräch. Drei Vorlagen für Erstnachricht, Nachfassen und „gerade nicht“ stehen im Abschnitt Vorlagen.
Welche Methoden gibt es im Active Sourcing?
Die wichtigsten sind die Profilsuche in Business-Netzwerken wie XING und LinkedIn mit Boolescher Suche, Lebenslaufdatenbanken, Fachplattformen und Communitys, Empfehlungen aus dem Team, Talentpool und Ehemalige sowie der persönliche Kontakt auf Messen und Karriere-Events.
Was ist der Unterschied zwischen Active Sourcing und Recruiting?
Sourcing umfasst das Finden passender Profile und den ersten Kontakt. Recruiting ist der ganze Weg bis zur Einstellung, also auch Auswahl, Gespräche und Zusage. Active Sourcing ist damit ein Teil des Recruitings, neben Stellenanzeigen, Karriereseite und Empfehlungen.
Lohnt sich Active Sourcing für kleine und mittlere Unternehmen?
Für schwer zu besetzende Stellen ist es ein sinnvoller zusätzlicher Weg. Laut der repräsentativen KOFA-Studie 4/2025 nutzen nur gut 40 Prozent der Unternehmen Active Sourcing, die Mehrheit der nutzenden Unternehmen bewertet es als sehr erfolgreich. Eine eigene Stelle brauchen Sie nicht: Starten Sie mit einem Testlauf für ein Engpassprofil.
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