Warum eine schnelle Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch so wichtig ist
Nach dem Vorstellungsgespräch ist die anstrengende Phase für Bewerber erst einmal abgeschlossen. Für Recruiter geht die Arbeit jetzt noch einmal in eine herausfordernde Phase. Die finale Auswahl des besten Bewerbers muss getroffen werden. Im Anschluss daran sollten alle Bewerber zeitnah eine Rückmeldung erhalten. Das kann eine Absage, eine Zusage oder zunächst ein Zwischenbescheid sein, wenn die Entscheidung noch einige Zeit in Anspruch nehmen wird.
Es gibt gleich mehrere Gründe, aus denen Sie nach einem Vorstellungsgespräch möglichst zeitnah eine Rückmeldung an Ihre Bewerber versenden sollten:
- Der Konkurrenz zuvorkommen: Dass Arbeitgeber auf dem aktuellen Arbeitsmarkt um die besten Bewerber kämpfen müssen, ist längst kein Geheimnis mehr. Auch, dass viele Bewerber mit mehreren Unternehmen gleichzeitig im Gespräch sind, ist bekannt. Möchten Sie Bewerber für sich gewinnen, kann eine schnelle Rückmeldung nach einem Vorstellungsgespräch der entscheidende Faktor sein.
- Employer Branding: Schnelle Reaktionen und offene Kommunikation gehören zu den wichtigsten Wünschen von Bewerbern. Zu viele Arbeitgeber lassen sich noch immer Wochen nach einem Bewerbungsgespräch Zeit, um eine Rückmeldung dazuzugeben. Reagieren Sie zeitnah, wirkt sich das positiv auf Ihre Arbeitgebermarke aus.
- Candidate Relationship Management: Wer zeitnah nach einem Vorstellungsgespräch Rückmeldung gibt, hat gute Chancen, auch mit abgelehnten Bewerbern im Positiven auseinanderzugehen. Wer eine positive Candidate Experience hatte, trägt sich mit höherer Wahrscheinlichkeit in Ihren Talent Pool ein und erleichtert Ihnen somit zukünftig das Recruiting.
Auf ein Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch reagieren
Immer mehr Bewerber versenden heute einige Tage nach dem Interview ein Dankesschreiben, um Ihnen als Recruiter im Gedächtnis zu bleiben und einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Auch, wenn die Mail inhaltlich nicht besonders interessant sein muss, sollten Sie sie in keinem Fall ignorieren. Antworten Sie zumindest mit einem kurzen Schreiben, in dem Sie sich ebenfalls für das Gespräch bedanken und nach Möglichkeit noch einmal mitteilen, in welchem Zeitraum Sie sich für eine Entscheidung zurückmelden. So zeigen Sie Wertschätzung gegenüber dem Bewerber und bauen seine positive Candidate Journey weiter aus.
Rückmeldung nach dem Vorstellungsgespräch formulieren mit Muster
Zusage für den Job
Haben Sie sich für einen Bewerber entschieden, sollten Sie immer eine schriftliche Zusage versenden. Zusätzlich können Sie die gute Nachricht im Vorfeld aber auch am Telefon überbringen – das stärkt die persönliche Bindung und steigert die Chancen, dass der Bewerber Ihnen auch zusagt. Eine schriftliche Zusage können Sie so formulieren:
Muster Zusage:
Sehr geehrte Frau XX, sehr geehrter Herr XX,
Herzlichen Dank noch einmal für Ihre Zeit, Ihre Bewerbung und Ihr damit verbundenes Interesse an [Unternehmen] als Arbeitgeber. Ihr Fachwissen und Ihre Art haben uns im Interview am [Datum] überzeugt. Deshalb freuen wir uns, Ihnen die Stelle als [Job] anbieten zu können. Wir freuen uns, wenn Sie sich auch für uns entscheiden.
Um die weiteren Schritte zu besprechen und uns Ihre Entscheidung mitzuteilen, rufen Sie bitte innerhalb der nächsten Woche bei mir an. Im Anschluss daran bereiten wir den Arbeitsvertrag vor und senden Ihnen diesen zu.
Bei Fragen nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt zu mir auf. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!
Mit freundlichen Grüßen
[Signatur]
Zwischenbescheid
Einen Zwischenbescheid sollten Sie versenden, wenn Sie länger Zeit für die Entscheidung benötigen als Sie ursprünglich angegeben hatten. Sie zeigen so, dass Sie offen kommunizieren und den Bewerber wertschätzen.
Muster Zwischenbescheid:
Sehr geehrte Frau XX, sehr geehrter Herr XX,
Herzlichen Dank noch einmal für das freundliche Vorstellungsgespräch am [Datum], Ihre Zeit und Ihr Interesse an unserem Unternehmen bedanken. Bei uns ist es leider zu internen Verzögerungen gekommen, sodass wir Ihnen aktuell noch keine finale Entscheidung zur Besetzung der Position mitteilen können.
Wir hoffen, dass Sie Verständnis für unsere Situation haben und die Verzögerung Ihnen keine Probleme bereitet. Die finale Entscheidung werden wir Ihnen unaufgefordert innerhalb [Zeitraum] mitteilen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und freundliche Grüße
[Signatur]
Wertschätzende Absage
Auch das Formulieren einer wertschätzenden Absage will gelernt werden. Schließlich bricht der Kontakt zu guten Bewerbern nicht unbedingt ab, wenn sie eine Absage erhalten. Vielmehr können Sie sie in Ihren Talent Pool eintragen und für zukünftige Jobs wieder kontaktieren.
Muster Absage:
Sehr geehrte Frau XX, sehr geehrter Herr XX,
Wir möchten uns noch einmal für Ihre Bewerbung, das freundliche Vorstellungsgespräch am [Datum] und Ihr damit verbundenes Interesse an unserem Unternehmen bedanken. Leider müssen wir Ihnen jedoch mitteilen, dass wir Ihnen die ausgeschriebene Position nicht anbieten können.
Nach gründlicher Evaluation aller Vorstellungsgespräche und Bewerbungsunterlagen haben wir uns für einen anderen Bewerber entschieden, der noch besser zu unserem Anforderungsprofil passt. Wir möchten betonen, dass diese Entscheidung meist auf Basis von Nuancen getroffen wird und keinesfalls als Abwertung Ihrer Qualifikationen gewertet werden soll.
Wir hoffen, dennoch in positiver Erinnerung zu bleiben. Möchten Sie gerne in der Zukunft für offene Stellen bei [Arbeitgeber] berücksichtigt werden, können Sie sich gerne in unseren Talent Pool eintragen.
Für Ihre berufliche und private Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen
[Signatur]
Kommunikation ist das A und O: auch im Bewerbungsprozess
Bewerber wünschen sich authentische und transparente Kommunikation von potenziellen Arbeitgebern. Aus diesem Grund ist es für Recruiter so wichtig, die Rückmeldung zeitnah und professionell zu formulieren – egal, ob es sich dabei um eine Zusage, Absage oder einen Zwischenbescheid handelt. Wer offen kommuniziert, zeigt Wertschätzung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Bewerber den Einstellungsprozess positiv bewerten. Eine positive Candidate Experience wirkt sich langfristig auf Ihre Arbeitgeberreputation aus und erleichtert zukünftiges Recruiting.
