Wofür wird die Einwilligung zur Speicherung von Bewerberdaten benötigt?
Grundsätzlich gilt laut DSGVO: Wer personenbezogene Daten speichern möchte, benötigt dazu eine Einwilligung der Person, auf die sich die Daten beziehen. Unternehmen müssen deshalb nachweisen können, dass sie diese Einwilligung der Bewerber vorliegen haben, sollte es einmal zu Fragen zum Datenschutz in diesem Bereich kommen. Bewerber müssen außerdem die Möglichkeit haben, die Löschung ihrer Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen zu veranlassen. Jede Einwilligung muss auf Freiwilligkeit beruhen und kann demnach jederzeit zurückgerufen werden. Zudem sollte in der Einwilligung vermerkt sein, zu welchem Zweck die Daten gespeichert werden – in diesem Fall für die Aufnahme in einen Talent-Pool, damit Arbeitgeber die Möglichkeit haben, interessante Bewerber in zukünftigen Bewerbungsverfahren erneut zu berücksichtigen.
Ein Muster zur Einwilligung zur Speicherung von Bewerberdaten
Einwilligungserklärung für die Speicherung meiner Bewerberdaten
Sofern meine Bewerbung keinen Erfolg hat, willige ich hiermit ein, dass [Unternehmen] meine personenbezogenen Daten auch nach dem Bewerbungsverfahren speichern darf. Dabei handelt es sich konkret um meinen Lebenslauf, mein Anschreiben, Zeugnisse, Interviews, Fragebögen und ähnliche Dokumente, die zum Bewerbungsverfahren gehören. Ich willige ein, dass diese Daten genutzt werden dürfen, um für spätere Bewerbungsverfahren erneut Kontakt zu mir aufzunehmen, sofern ich für eine andere Position in Frage komme. Meine Daten werden nach 24 Monaten gelöscht.
Meine Einwilligung bezieht sich außerdem auf die personenbezogenen Daten, die gemäß Art. 9 der DSGVO in „besondere Kategorien personenbezogener Daten" fallen – zum Beispiel eine Angabe zu einer Schwerbehinderteneigenschaft oder ein Foto, über das meine ethnische Herkunft zu erkennen ist. Wir bitten jedoch, auf diese Angaben möglichst zu verzichten, da die Bewertung aller Bewerber ausschließlich nach Qualifikation erfolgen soll.
Weiterhin gilt die Einwilligung für Daten zu meinen Tätigkeiten und meiner Qualifikation, die allgemein zugänglich sind und im Bewerbungsverfahren gesammelt wurden, zum Beispiel über berufliche soziale Netzwerke.
Meine Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit per Mail, telefonisch oder postalisch widerrufen oder ohne Angabe einer Begründung abgelehnt werden. Selbstverständlich hat die Einwilligung keine Auswirkungen auf meine Chancen in diesem Bewerbungsverfahren. Widerrufe ich meine Einwilligung, werden meine Daten unmittelbar nach dem Bewerbungsverfahren gelöscht. Besteht ein berechtigtes Interesse, das der unmittelbaren Löschung der Daten entgegensteht, werden meine Daten unmittelbar nach Wegfall dieses Interesses gelöscht. Dieses berechtigte Interesse kann zum Beispiel die Beweispflicht durch ein Verfahren nach dem AGG sein. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 f der DSGVO.
Welche Vorteile haben Arbeitgeber, wenn sie die Einwilligung zur Speicherung der Bewerberdaten haben?
- Aufbau des Talent-Pools: Vielversprechende Kandidaten, die in einem Bewerbungsverfahren abgelehnt wurden, bewerben sich nicht unbedingt ein weiteres Mal, ohne dazu ermutigt zu werden. Hier soll der Talent-Pool helfen. Unternehmen können interessante Kandidaten speichern und aktiv auf sie zugehen, wenn ein passender Job für sie ausgeschrieben wird. Alternativ gibt es die Möglichkeit, regelmäßige Mailings zu versenden, in denen aktuelle Stellen vorgestellt werden, sodass Empfänger sich erneut bewerben können.
- Schnellerer Erfolg im Recruiting: Ein Talent Pool kann dafür sorgen, dass Stellen schneller besetzt werden und damit die Time to Hire verkürzt wird. Wer bereits interessante Kandidaten in der Datenbank hat, spart sich im besten Fall das Schalten von Stellenanzeigen oder Active Sourcing in den Karrierenetzwerken.
- Employer Branding: Je mehr Kandidaten sich für den Talent-Pool eintragen, desto mehr sagt das über die Arbeitgebermarke und die Candidate Experience aus. Interessieren Kandidaten sich dafür, hatten sie in der Regel positive Erfahrungen mit dem Bewerbungsprozess und haben trotz Absage ein positives Bild vom Unternehmen. Sie sind außerdem eher gewillt, positive Bewertungen über Bewertungsportale abzugeben. Ihr Talent Pool ist also ein guter Anhaltspunkt für die Beliebtheit Ihrer Employer Brand.
Fazit: Bewerberdaten niemals ohne explizite Einwilligung speichern
Die Einwilligung zur Speicherung von Bewerberdaten ist ein essenzieller Bestandteil des Bewerbungsprozesses, sobald Sie einen Talent-Pool aufbauen möchten. Achten Sie darauf, dass Sie von jedem Bewerber, der in die Datenbank aufgenommen wird, diese Einwilligung vorliegen haben. In vielen Recruiting Softwares gibt es hier auch die Möglichkeit, diese Aufgabe zu automatisieren und Bewerben eine Fehlermeldung auszugeben, wenn sie ihre Einwilligung nicht gegeben haben, sich aber dennoch eintragen möchten. Die richtige Software kann das Nachhalten der nötigen Unterlagen somit deutlich vereinfachen.
