Unbesetzte Stellen kosten Geld. Vielen Unternehmen ist das aktiv kaum bewusst, da die Kosten für eine vakante Stelle nicht auf Rechnungen oder auf dem Konto auftauchen. Vielmehr handelt es sich um passive Kosten, die durch unterschiedliche Faktoren ausgelöst werden. Dennoch zählt die Position zu den üblichen Key Performance Indicators (KPI), die im Recruiting verwendet werden. Wir geben einen Überblick darüber, warum eine unbesetzte Stelle Geld kostet und wie Arbeitgeber die Cost of Vacancy berechnen können.
Was bedeutet überhaupt Cost of Vacancy?
Cost of Vacancy (CoV) ist eine klassische Kennzahl, die zur Bewertung des Recruitings eines Unternehmens herangezogen wird. Dabei handelt es sich um die Kosten, die eine unbesetzte Stelle in der Firma verursacht. Grundlage für diese Kennzahl ist die Annahme, dass jeder Mitarbeiter für einen konkreten Unternehmensumsatz verantwortlich ist. Bleibt eine Stelle unbesetzt, entgeht dem Unternehmen je nach Wichtigkeit dieses Jobs entsprechender Umsatz. Gerade für Vertriebspositionen lässt sich dieser Wert gut berechnen, aber auch alle anderen Positionen in einem Unternehmen erwirtschaften indirekt Umsatz.
Warum kostet eine unbesetzte Stelle überhaupt Geld?
Es gibt mehrere Gründe, aus denen ein unbesetzter Job Geld kostet. Es handelt sich dabei jedoch um indirekte Kosten, die auf keiner Rechnung auftauchen, weshalb die Cost of Vacancy für einige Arbeitgeber eher abstrakt ist.
- Gesteigerte Arbeitsbelastung im Team: Verlässt ein Mitarbeiter seinen Job, müssen in der Regel die Kollegen die Aufgaben übernehmen, bis ein neuer Kollege gefunden wurde. Das sorgt je nach Größe des Teams für eine starke Steigerung der Belastung.
- Langsamere Prozesse: Müssen Mitarbeiter zusätzliche Arbeit übernehmen, verlangsamen sich dadurch die regulären Prozesse. Sie können die fehlende Arbeitskraft zwar abfedern, aber nicht ersetzen.
- Fehlende Innovationen: Je nachdem, wie stark die Arbeitsbelastung steigt, arbeiten Mitarbeiter nur noch reaktiv und versuchen, neue Eingänge so schnell wie möglich abzuarbeiten. Platz für innovative und kreative Ideen bleibt in solch einer Lage nur selten.
- Unzufriedenheit im Team: Bei hoher Arbeitsbelastung ohne schnelle Aussicht auf Besserung sinken die Motivation und die Produktivität ebenso wie die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Je länger der Zustand anhält, desto höher ist die Unzufriedenheit.
All diese Faktoren addieren sich auf und lösen eine Abwärtsspirale aus, die nicht nur zu unzufriedenen Mitarbeitern, sondern auch zu einem Rückgang des Umsatzes führen kann. Steigt die Arbeitsbelastung, steigen die Unzufriedenheit und krankheitsbedingten Ausfälle, wodurch für die verbleibenden Mitarbeiter erneut die Belastung steigt. Umso wichtiger ist es, rechtzeitig gegenzusteuern, wenn eine Stelle unbesetzt ist. Langfristig hilft auch eine starke Mitarbeiterbindung, um Vakanzen zu vermeiden.
Wie kann man die Cost of Vacancy berechnen?
Die Kosten für eine unbesetzte Stelle lassen sich konkret berechnen. Es gibt 3 Faktoren, von denen sie abhängen:
- Jahresgehalt der offenen Stelle
- Auswirkung der Stelle auf den Unternehmenserfolg
- Time to Hire/Time to Fill
Die Basis für die Kosten bildet das Jahresgehalt des offenen Jobs, das für die Berechnung auf den Tagessatz dieses Mitarbeiters heruntergerechnet wird. Dieser Wert wird mit einem Faktor von 1 bis 3 multipliziert – je nachdem, wie viel Einfluss die Stelle auf den Umsatz des Unternehmens hat. Faktor 1 wird in der Regel für Auszubildende und Aushilfen verwendet, Faktor 2 für Fachkräfte und Faktor 3 für Führungskräfte, den Vertrieb und das Projektmanagement. Dieser Wert stellt die täglichen Kosten dar, die die unbesetzte Stelle verursacht. Diesen Wert multipliziert man also noch mit der durchschnittlichen Zeit, die vergeht, bis der neue Mitarbeiter seinen ersten Arbeitstag hat (Time to Fill). Teilweise wird auch die Time to Hire verwendet – hier wird jedoch die Zeit zwischen Unterschrift des Arbeitsvertrags und dem ersten Arbeitstag nicht mit einkalkuliert.
Die Formel für die Cost of Vacancy sieht demnach wie folgt aus:
Jahresgehalt / ⌀ Arbeitstage pro Jahr x Faktor x ⌀ Time to Fill
Eine Beispielrechnung für einen Vertriebsmitarbeiter:
- Jahresgehalt: 62.000 Euro
- Arbeitstage pro Jahr: 250
- Einflussfaktor: 3
- Time to Fill: 150 Tage
Aus diesen Angaben ergibt sich eine Cost of Vacancy von 111.600 Euro. In dieser Zeit liegen die Kosten für einen fehlenden Vertriebsmitarbeiter demnach fast doppelt so hoch wie sein Jahresgehalt. Gerade Positionen mit hohem Einflussfaktor sollten demnach so kurz wie möglich unbesetzt bleiben.
Fazit: Unbesetzte Stellen kosten oft unbemerkt viel Geld
Die Kosten für eine offene Stelle werden nicht auf den Rechnungen für Ihr Unternehmen auftauchen. Dennoch existieren sie und sollten nicht vernachlässigt werden. Neben den Kosten, die eine unbesetzte Stelle verursacht, spielt hier vor allem auch die Mitarbeiterzufriedenheit eine wichtige Rolle. Wer dauerhaft mit hoher Arbeitsbelastung leben muss, wird mit der Zeit unzufrieden, weniger motiviert und produktiv und verlässt mit höherer Wahrscheinlichkeit das Unternehmen. Es gibt also gleich mehrere Gründe, offene Jobs so schnell wie möglich zu besetzen und in diesem Zuge über höhere Investitionen im Bereich Personalmarketing und Recruiting nachzudenken.
