Bewerberauswahlverfahren – ein Überblick mit Leitfaden für Arbeitgeber

Wozu dienen Bewerberauswahlverfahren?

Am Ende soll ein Bewerberauswahlverfahren selbstverständlich dazu dienen, den besten Kandidaten für eine offene Stelle zu finden. Es gibt allerdings noch konkretere Ziele, die bestimmte Arten von Auswahlverfahren verfolgen können. Zum einen ist es für Recruiter wichtig, den Bewerber überhaupt kennenzulernen. Auch der Bewerber soll seinen potenziellen Arbeitgeber im Auswahlverfahren kennenlernen, um für sich zu entscheiden, ob eine Zusammenarbeit auch von seiner Seite aus gewünscht ist. Zudem sorgen Bewerberauswahlverfahren dafür, dass Recruiter eine engere Auswahl der Kandidaten treffen kann. Je mehr gute Kandidaten es gibt, desto mehr Bewerbungsrunden können nötig sein, um die perfekte Besetzung zu finden. In vielen Positionen ist es nötig, die fachliche Eignung von Bewerbern konkret zu prüfen, zum Beispiel, wenn fachlich eine besondere Verantwortung besteht. Aber auch der Cultural Fit, also die Frage, ob der Kandidat zur Unternehmenskultur passt, kann über Bewerberauswahlverfahren beantwortet werden. Je nachdem, welches Ziel verfolgt wird, eignen sich unterschiedliche Verfahren.

Welche Arten von Bewerberauswahlverfahren gibt es?

Es gibt zahlreiche Bewerberauswahlverfahren. Einige, wie etwa die Auswahl nach Bewerbungsunterlagen oder das Vorstellungsgespräch werden bei nahezu jedem offenen Job eingesetzt. Andere Verfahren werden hingegen nur in seltenen Fällen oder bei konkreten Positionen, etwa in der Führungsebene, eingesetzt.

Klassische Auswahlverfahren

Klassische Bewerberauswahlverfahren sind die Verfahren, die im Recruiting besonders häufig eingesetzt werden. Das sind zum einen die Bewerbungsunterlagen und zum anderen das Führen von Vorstellungsgesprächen.

Eignungsdiagnostische Auswahlverfahren

Reichen die klassischen Auswahlverfahren nicht aus, um die offene Stelle final besetzen zu können, gibt es noch zahlreiche weitere Möglichkeiten für die Kandidatenauswahl. Besonders in der Besetzung von Führungspositionen kommen zusätzlich eignungsdiagnostische Verfahren zum Einsatz.

Probearbeit

In vielen Bereichen kann es auch hilfreich sein, besonders vielversprechende Bewerber für einen Tag in den Job hineinschnuppern zu lassen – in Form von Probearbeit. Da diese Art der Personalauswahl sehr zeitaufwendig ist, wird sie in der Regel nur für sehr wenige Bewerber eingesetzt, etwa, wenn die Entscheidung zwischen zwei sehr passenden Kandidaten schwerfällt. An einem Probearbeitstag kann nicht nur die fachliche Eignung des Kandidaten geprüft werden, sondern auch der Cultural Fit. Bewerber und zukünftiges Team lernen sich kennen und können so besser beurteilen, ob eine zukünftige Zusammenarbeit sinnvoll ist.

Wie gestaltet man ein passendes Bewerberauswahlverfahren? Ein Leitfaden

Es ist schwierig, ein standardisiertes Bewerberauswahlverfahren für jede offene Position zu erstellen. Die Maßnahmen sind von vielen Faktoren abhängig – etwa von der Hierarchie der Position, aber auch von der Anzahl an Bewerbungen und der Eignung der Bewerber. Wir möchten Ihnen dennoch einen Leitfaden mit an die Hand geben, an dem Sie sich orientieren können, um die optimalen Maßnahmen für Ihr Bewerberauswahlverfahren zu finden.

1. Prüfung der harten Auswahlkriterien

Im ersten Schritt geht es um die Prüfung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen. Prüfen Sie sie auf die harten Auswahlkriterien. Ist die nötige Berufserfahrung vorhanden und die nötige Ausbildung? Wie steht es um Kenntnisse in notwendiger Software? Wichtig ist, an dieser Stelle bereits im Vorhinein zu wissen, welche Grenzen es gibt. Ist die Berufserfahrung von 5 Jahren wirklich nötig oder reichen auch erste Einblicke in die Position aus, da es ohnehin ein umfangreiches Onboarding gibt? Die Kandidaten, die die Muss-Kriterien nicht erfüllen, sortieren Sie an dieser Stelle direkt aus. Die Verwaltung kann durch den Einsatz einer Bewerbermanagementsoftware vereinfacht werden.

2. Einteilung in A, B und C Bewerber

Im nächsten Schritt teilen Sie die Bewerber, die weiterhin für den Job in Frage kommen, in A, B und C Bewerber ein. A Kandidaten sind die Traumkandidaten, die weiteren Kategorien dienen als Puffer, falls die bevorzugten Kandidaten abspringen oder sich im weiteren Verfahren herausstellt, dass sie nicht zum Unternehmen passen. Wichtig ist an dieser Stelle die Kommunikation mit den Bewerbern, halten Sie die Candidate Experience im Auge. Geben Sie, wenn möglich, einen Zeitraum an, in dem Bewerber mit einer Rückmeldung rechnen können. Dieser Zeitraum kann je nach Kategorie unterschiedlich sein.

3. Bewerbungsgespräche führen

Als nächstes laden Sie die passendsten Bewerber, Ihre Wunschkandidaten, zum Bewerbungsgespräch ein. Bei Bedarf können Sie auch zunächst ein telefonisches Interview führen. Das ist besonders in dem Fall sinnvoll, wenn Sie vergleichsweise viele A Kandidaten ausgewählt haben oder Ihnen die Kapazitäten für zahlreiche Gespräche vor Ort fehlen. Für das persönliche Bewerbungsgespräch laden Sie dann die Kandidaten ein, die im Telefoninterview überzeugt haben. Das Bewerbungsgespräch dient in erster Linie dazu, dass Bewerber und Unternehmen sich kennenlernen, damit beide Seiten entscheiden können, ob eine Zusammenarbeit in Frage kommt. Konnten Sie in diesem Gespräch bereits alle wichtigen Informationen sammeln, um Ihre Entscheidung final zu treffen, können Sie nun in die Vertragsgestaltung gehen.

4. Assassement Center durchführen

Ist nach dem Bewerbungsgespräch eine Entscheidung noch nicht final möglich, können Sie auf eignungsdiagnostische Methoden oder auch ein Assessment Center zurückgreifen. In vielen Unternehmen gehören Assessment Center bereits zum Standard, etwa in der Consultingbranche. Besonders, wenn es um die Besetzung von Führungspositionen geht, kann die Durchführung eines Assessment Centers hilfreich sein. Definieren Sie, welche Kompetenzen Sie prüfen möchten. Ist die Teamfähigkeit ein besonders wichtiger Faktor, können Sie Gruppendiskussionen durchführen. Ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter mit Stress umgehen und im Zweifel Aufgaben delegieren kann, können Sie auf eine Postkorbübung setzen. Holen Sie sich im Zweifel Rat bei einem Psychologen ein, wenn es um die Auswertung der Übungen geht. 

5. Probearbeitstage vereinbaren

Alternativ oder auch zusätzlich zum Assessment Center können Sie die vielversprechendsten Bewerber zu einem Probetag einladen. Diese Methode empfiehlt sich besonders für Jobs, bei denen man direkt in den Arbeitsalltag einsteigen kann. Ist erst ein umfassendes Onboarding nötig, können Sie aus einem Probetag voraussichtlich nur wenig Informationen ziehen. Der Vorteil an der Probearbeit ist, dass nicht nur der Recruiter, sondern auch das zukünftige Team den Bewerber kennenlernen kann. Das Team kann nicht nur fachlich, sondern besonders auch persönlich einschätzen, ob ein Bewerber für den Job geeignet ist oder nicht. Auch der Bewerber kann so besser einschätzen, ob er sich im Team wohlfühlt oder nicht.

6. Entscheidungsfindung

Sind alle Auswahlverfahren abgeschlossen, geht es an die Entscheidungsfindung. Dazu ist es sinnvoll, während der einzelnen Prozessschritte detaillierte Notizen über die einzelnen Kandidaten zu machen. So ist etwa ein Bewertungsbogen für Vorstellungsgespräche hilfreich und natürlich die Auswertung der Aufgaben im Assessment Center. Haben Sie einen Probearbeitstag durchgeführt, kann auch das Feedback des Teams hilfreich für die Entscheidungsfindung sein. Wichtig ist an dieser Stelle: lassen Sie sich nicht von Gefühlen leiten, sondern versuchen Sie, sich auf die Fakten zu konzentrieren.

7. Absagen versenden

Haben Sie Ihre Wahl getroffen und auch der Bewerber hat zugesagt, können Sie den Arbeitsvertrag mit ihm schließen. Den anderen Kandidaten müssen Sie nun eine Absage schicken. Bedenken Sie dabei: nur, weil ein Kandidat für diese Position nicht der Richtige war, könnte er für zukünftige Jobs erneut in Frage kommen. Bieten Sie abgelehnten Bewerbern an, Teil Ihres Talent Pools zu werden. Die Kandidaten fühlen sich dadurch wertgeschätzt und Sie können in der Zukunft auf sie zurückkommen.

Fazit: das Bewerber­auswahl­verfahren ist abhängig von Position und Arbeitgeber

Es gibt nicht den einen perfekten Weg, um den richtigen Bewerber für einen offene Stelle zu finden. Letztendlich kommt es bei der Auswahl auf viele verschiedene Faktoren an: welcher Job soll besetzt werden? Auf welchem Hierarchielevel befindet sich dieser? Gibt es viel fachliches Wissen, das dafür benötigt wird? Wie viele Bewerbungen sind eingegangen? Hier gilt es, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen, um anschließend die passenden Methoden auswählen zu können. Dabei kann sich der Prozess auch mit der Zeit noch verändern: Gibt es nach geführten Bewerbungsgesprächen zwei Kandidaten, die optimal passen, kann vielleicht ein Assessment Center oder ein Probearbeitstag sinnvoll sein. Letztendlich kommt es auf den Arbeitgeber an – welche Informationen sind nötig, um die beste Wahl für eine offene Stelle zu treffen?